工作流驱动电子政务

——南京测绘院实施信息门户和工作流成功案例

改革开放三十年，中国的非公有制经济取得了重大发展，一大批国有企事业单位通过改制走上了充满机遇和风险的市场竞争道路。现代信息管理理念和先进的信息管理技术随着打开的国门一并进入中国，面对激烈快速的商业竞争，大部分企业意识到利用高科技手段提高生产管理效率势所必然。

南京测绘勘察研究院作为事业单位转企的代表，利用Office SharePoint Server搭建企业信息门户，用工作流驱动日常生产、管理的成功经验可为同类型企业借鉴。

一、 客户背景

南京市测绘勘察研究院有限公司是由原南京市测绘勘察研究院（成立于1949年）改制转企的民营高科技企业。公司是全国首批综合类甲级工程勘察资质单位之一，具有甲级测绘资质、甲级工程咨询资质、甲级工程总承包资质和对外承包工程经营资质。公司主营测绘、勘察两大专业，主要服务于城乡规划、建设、管理等领域，为城乡规划、市政建设、水利整治、环境保护、土地房产等部门提供勘测成果资料，并为各行业提供基础地理信息系统数据。

自企业改制后，相应的管理制度纷纷出台，企业化管理力度不断加强。南京测绘院为配合管理过程，进一步提高公司市场竞争力和提高工作效率，决定运用工作流技术实现主要生产环节自动化和流程化。另外，公司也希望借助企业信息门户实现信息共享与各部门之间的协作。

通过选型，南京测绘院最终选择Office SharePoint Server和工作流实施经验丰富的上海葡萄城信息技术有限公司作为合作伙伴，共同部署企业信息门户以及工作流平台。

二、 业务难题

南京测绘院原先属于事业单位，信息化进程较为滞后，仍然停留在个人数据统计处理阶段。一项测绘任务需要不同部门分工协作，按照以往的制度各部门使用Excel记录台帐。任务在传递过程中都需要人工干预，例如任务通知，相关资料的查询、获取以及上传。信息传递途径的不通畅给统计实际工作进程造成了不便。

信息无法共享 南京测绘院的每个部门都掌握着独立的、有限的信息，相互之间却不能进行及时准确的沟通。由于缺乏共享平台导致这些项目数据无法化零为整，使得管理层以及其他部门成员不能确实了解项目进展到了哪一步，最终影响项目进度。

工作流程复杂 南京测绘院的工作流程十分复杂，项目从启动到最后归档存在诸多环节，同时也涉及多个部门，单纯的手工流程不可避免人为因素导致的种种延误，影响项目完成时间。

工作流程的复杂程度和信息无法共享，导致管理层对测绘项目不能进行有效监控。归根究底，上述两大问题恰恰是南京测绘院的管理症结所在。

三、 葡萄城企业信息门户和工作流解决方案

葡萄城与南京测绘院各部门通力合作，在对各个部门进行充分需求调研的基础上为企业信息门户构建了蓝图：系统不仅是企业内用户共享信息的平台，并且充分利用工作流的便捷性来加快项目进度，从而提高工作效率。

南京测绘院虽然从事业性单位转制为企业，但仍需要进行收发文工作。针对这一特殊情况，葡萄城为南京测绘院搭建的信息门户侧重于办公自动化流程设计，重点加强以下方面：

信息门户的共享功能 南京测绘院利用门户作为企业内外部新闻、通知、计划、规章制度等统一管理和发布的平台。门户首页建立了各部门共享文档区域，使其他部门员工不必进入每个部门的站点就能查找到自己需要的文档资料。

加强部门站点建设 公司各个业务和职能部门以及子公司都可以在系统中建立各自的门户站点。部门站点不仅能集中管理部门相关的文档、规章制度、表格模版、新闻通知、联系人信息、培训资料等，还能在部门站点中设立关键性能指标进行轻量级项目管理，帮助管理者监控项目完成状态。

功能强大的个性化办公平台 南京测绘院强化了员工个人站点的功能，以此作为个人日常办公的主要平台。除了个人信息的管理维护之外，门户提供个人文件夹用以分门别类管理从企业文档中心加载的日常工作常用文档链接，并在个人文件夹中完成日常收发文工作。利用企业信息门户的单点登录功能，员工只需登录门户即能通过链接登录与日常工作相关的业务系统。个人站点可以同企业的Exchange Server进行集成，员工在其个人站点上就可以管理和收发电子邮件。

流程化管理 南京测绘院的测绘生产任务涉及市场、技术管理、生产、质量、档案室等部门，整个生产过程存在诸多环节。南京测绘院采用葡萄城的工作流产品将其流程化，在每个节点之间都使用邮件、内部即时通信系统、手机短信三种方式进行通知，确保工作流程顺利运转。葡萄城的工作流产品具有快速部署且用户可自定义、可扩展、可维护的特点，南京测绘院的IT管理人员利用这些特点在企业人事发生变动时可方便地对流程进行人工干预。除生产任务进行流程化管理之外，南京测绘院的行政、后勤、人事管理也分别使用工作流驱动，员工的休假、租赁、培训等申请只需点击门户相关功能项填写提交即可完成，不再需要往返于多个部门办公室之间。

四、 客户收益

南京测绘院的企业信息门户系统于2008年中旬上线，具体收益体现在以下方面：

企业信息门户具有灵活性、可扩充性的优势。IT人员能方便地进行网站架构并可根据葡萄城提供的模版进行自由扩充，大大节省了二次开发的时间和人力。

企业信息门户具有共享协作的优势。公司内部信息的及时获取，工作伙伴的紧密合作，在企业信息门户提供的虚拟平台上全部能够实现。数据和信息的集中存储，便于统一处理、维护以及管理。将企业信息流电子化，去除了地域和时空的限制，无论员工身处何方，只要能够上网即可进行业务处理。在外地或施工现场的人员可以无线连接到OA系统，管理层人员也可随时登录系统查看最新业务状态信息。利用企业信息门户及时高效地获取业务数据，充分体现出现代化电子解决方案的优势。

企业信息门户结合工作流管理，将繁琐的手工流程电子化之后，不仅能够节省时间提高效率，同时也减少了误差的产生。生产大流程、行政管理流程以及人事管理流程的规范化，使业务各环节紧密联系在一起，环环紧扣，减少人力重复劳动，提高了生产效率。在查询统计方面更是比以往的手工方式高效快捷，在一定程度上提高了企业的经济效益，提高生产力。

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