如何选择合适的流程管理软件

如今的流程管理，离开了软件是不可想象的。我经常遇到这样的问题，选择什么样的流程管理软件比较好。有的企业希望找一种最好的软件，然而现实是不大可能的，因为企业的现实状况不同、用途不同应该有不同的选择，没有最好的，只有最合适的。总结一下应该从几个方面来考虑：

第一，用软件来做什么。是用于流程呈现、流程流分析、IT规划还是协同优化？这是首先要回答的问题。对于中国多数没有建立起流程管理体系的企业来说，最重要的恐怕还是呈现，以及呈现之后的协同和优化。那么企业应该选择那种易于呈现的软件，能够实现流程纵向的分层和横向的链接，同时能够加载一些相关的表单、制度文本、程序界面之类的，使之作为一个完整的体系呈现出来。最好能够是一个简单的流程管理平台，在这个平台上管理流程库，集成流程的审核、发布、讨论等管理功能。如果企业的水平已经超越了这个阶段的话，可以考虑引入能够进行流程分析的软件，不过这必须建立在企业具有足够的数据支撑的基础上，否则这种功能也就形同虚设了，还不如人工分析来得直接。IT规划如果仅仅是作为规划的参考和依据那么前面的功能也就够了，重点在于你的流程架构水平和能够把流程呈现到什么程度。有很多人还希望流程管理工具能够转化成工作流，这对于目前的中国企业现实来说恐怕是一种奢求了。因为这需要一个相对比较庞大的高水准的专业团队，既懂业务又懂技术，更何况目前国外先进的管理软件尚且没有达到这样的水准，所以我建议暂且放弃这样的想法。也有国内软件试图走这样的道路，但目前看来完全不是那么回事。

第二，谁来使用软件。是管理人员、业务人员、流程管理的专业人员、技术人员还是企业全体？软件是给人用的，当然要关注用户群体的需求和特征。管理人员会比较关注流程整体视角和端到端的贯通；业务人员比较关注易用性、操控性和业务呈现于现实的拟合程度；流程管理专业人员比较关注流程生命周期管理功能；技术人员比较关注系统集成和扩展性；如果是企业全体人员的话那么基本功能应该比较均衡，同时关注最多用户群体的应用感受。

第三，符合企业现实和发展要求。企业应该有一个未来几年流程管理的发展规划，在这个规划前提下去考虑软件应用的问题。应当考虑软件功能能够满足未来几年的需求，或者具有很好的扩展性。同时，也不要试图采用一种能够一劳永逸的工具，这不单单是经济性的问题，很多时候强大功能和易用性本身就是存在着难以平衡的矛盾。

第四，需要考虑的其他因素。根据企业的实际情况，比如经济性通常也是要考虑的，企业的钱也不是随便花的；还有管理者的偏好，体会领导的意图什么时候都很重要；也有些企业会考虑和其他IT系统的整合，等等。

以上列举选择合适的流程管理软件要考虑的因素，剩下的事情就是具体情况具体分析了。

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