工作流在多领域的应用

不同行业的公司都发现，改进不规则的业务流程可以使其处于真正的竞争优势。

在近期一次行业会议上，来自学术机构、金融服务公司和工程公司的业务和IT专业人士讨论了业务流程管理(BPM)功能如何使他们管理时间，节省金钱和更好地服务于内部和外部的客户的。

大学：改变工作流(或模式)

对于俄克拉荷马大学，事情源于一次水灾。一次教学楼三楼的水管爆裂，Rhonda Dean Kyncl说，“会议室变成倒影池，”Kyncl是位于俄克拉荷马诺曼大学的艺术和科学学院的学术服务副院长。

Kyncl在加利福尼亚州阿纳海姆的2013年的Laserfiche授权会议上说，尽管上次水灾中没有学生信息资料丢失，但学校领导仍然担心将来的灾害可能会破坏学校的重要数据。

将学生信息数字化只是研究开始的第一步。接下来，学校对流线型流程进行了处理，学生通过这一流程来改变他们的专业。

学生信息资料一般是10页-1000页，其中包括高中成绩单，学术协议和其他高校或牛津大学的。当学生想要换专业时，他们要填写一份表格申请转专业。

学校要求平均分(GPA)低于一定水平的学生在转专业前要与学术导师见面，所以，对于每项申请，管理员必须重新查找学生信息资料找到学生的GPA。然后Kyncl和他的助理通知关于那个申请受到影响的学生。

学校应用Laserfiche工作流程软件简化该流程，通过查找低于最低限GPA成绩来确定符合要求的转专业学生。目前该系统会在这些应用程序中作出标记来通知受影响的学生，他们必须与他们的学术导师见面。

Kyncl说，其中最大的挑战是：改变人们对电子化工作流的态度。例如，有些人质疑新系统是否足够的安全。但是，Kyncl指出在传统的机构中，纸质的记录文件经常放在员工的办工桌上，很容易被别人拿走。她说，在学术界，“新的做事方式与旧的做事方式有不同的评价标准。”

工程学：更好的工作流

南非矿业、钢铁和能源设备供应商——DCD重工在办公用品及类似的用品中面临着同样的工作流问题。

Dawie Marais是该公司支持服务部的总经理。Marais说，旧的流程要求用户填写纸质表格中和各个字段，找到所需用品的正确代码。然后员工把请求发送给他们的经理，超过一定金额的费用时经理们需要得到上级的批准。

用户使用新的自动化工作流可以从一个下拉菜单中选择一个费用代码，系统自动计算采购单的数量并将其传送给相应部门的经理。Marais告诉与会者，“该系统是在一个中央位置，我们有一个审计跟踪的审批流程。”

银行业：应用BPM合理化贷款流程

在金融服务行业能够既迅速又正确地处理文档也同样的重要。在爱达荷州双子瀑布的D.L.埃文斯银行，员工经常要处理的贷款文件多达600页，同时将其传送给对应的人员批准，然后复印贷款文件并将它们发送给公司总部。该银行的副总裁和IT部主管Gerardo Muñoz回忆说，这是一个费时低效的工作流程。

Muñoz说，目前信贷员在当地的分支机构扫描文件，并根据贷款金额的问题进行讨论，这些文件会在工作流系统中自动提交申请。

Muñoz承认，遗留应用的集成一直是一个挑战。该公司针对银行的客户关系管理(CRM)和核心处理程序做了一个快速集成系统。然而，成像的文件不能出现在新的用户软件中。Muñoz说，“有时我们可能会转换我们的CRM，并使用我们的核心流程作为CRM。”

以上的三个用户都打算引进更多的业务流程，来自动化处理，这通常需要更多的纸和员工，反过来，它也会创造出新的效率并改进与其他部门的相互交流。

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