管理咨询：CIO教你如何防止邮件数据丢失

电子邮件由于其速度快、便宜、容量大等等优势正在逐渐替代书面邮件。在企业中，电子邮件更是企业管理者少不了的一个工具。但是，随着电子邮件的推广，也带来了一个新的问题。如不少电子邮件用户发现，由于误删除等等原因，电子邮件会丢失。故他们希望CIO能够设计一套完善的邮件数据保护机制，来保障电子邮件数据不被丢失。

确实，国内很多企业在电子邮件数据的保护措施上做的并不到位。其实这并不是技术上面部性。一方面是因为用户可能没有把防止邮件丢失这件事情放在心上;二是因为安全与便利性可能存在一定的冲突，当他们发生矛盾时用户会选择便利性。正是因为这些原因，用户一开始并不重视对邮件数据的保护。当发现邮件丢失了，才懊悔不及。为此，笔者这里就给大家介绍几个绝招，来帮助大家防止邮件的意外丢失。

一、重要邮件最好保存在服务器上。

现在接收邮件主要有两种方式。一是从网页中直接进入邮箱服务器进行收取;二是通过邮箱客户端去读取邮件。这两种方式比较，通过客户端来收取邮件相对来说便利一点。为此，大部分企业现在都是通过邮件客户端来收取邮件的。不过在邮件客户端收取邮件时，有一个比较特殊的设置，即用户可以选择邮件收取后是否要在服务器上保留邮件备份。

如果选择保存的话，那么即时在客户端上收取邮件在服务器上仍然会有这个邮件的备份;甚至在客户端上删除的话，电子邮件仍然不会从服务器上删除。但是，这有一个不利因素，即如果企业垃圾邮件控制不力的话，由于服务器上的邮件并不会随着客户端邮件删除而删除，故很容易导致用户邮箱爆满。而如果用户邮箱满了的话，会造成一个很严重的后果，即收不到新的邮件。故在邮箱服务器上保留邮件备份有好也有坏。

如果选择客户端接收邮件后再服务器上删除的话，那么当客户端上接收邮件后，电子邮件同时从邮箱服务器中删除。如此的话，当客户端出现故障打不开邮件时，因为邮箱服务器中邮件已经删除，用户将不能够恢复原有的邮件。这会给用户带来很大的损失。不过有时候即使删除电子邮件也是必须的，因为这可以防止由于垃圾邮件、广告邮件等原因造成邮箱的爆满，而导致邮箱拒绝接收新的邮件。

所以，保存或者删除两种方式，都不是很好的管理方法。笔者现在采取的是有选择的删除方式。即当客户端从服务器下载邮件之后，服务器并不会删除邮件。但是如果在客户端上把某个邮件删除了，在客户端会把这个信息传递给邮箱服务器，那么服务器也会同步把这个邮件给删除了。如此的话，在客户端上删除的一些无用的邮件，就不会一直存放在邮箱服务器中了。从而就可以防止因为垃圾邮件等原因造成的邮箱爆满的问题。同时也可以让一些重要的邮件在服务器上保留备份，从而提高电子邮件数据的安全性。现在大部分邮件客户端，都有类似的设置。笔者建议CIO在部署邮箱应用的话，可以参考这种配置。

二、防止邮箱爆满导致邮箱拒收邮件。

无论是企业自己的邮箱服务器，还是租用他人的服务器，管理员往往会给用户一个容量上的限制。否则的话，硬盘的空间很容易被用光。但是，这会产生一个负面作用。即如果某个用户的邮箱满了的话，则很可能会导致邮件的拒收。用户在发邮件时基本上都会遇到邮件被拒收的情况，这大部分原因就是因为对方邮箱满了的原因所造成的。当用户的邮箱拒收对方的邮件时，就有可能一些重要的信息用户收不到，从而给企业用户造成不必要的损失。

为了防止邮箱爆满而拒收邮件，CIO该采取什么措施来防治出现这种情况呢?笔者现在是采用了如下几个方式。

一是邮箱容量自动提示功能。笔者现在给每个用户的邮箱容量为1000M。如果邮件内容中没有图片等要素的话，这个容量基本上可以满足用户的需求。但是有时候员工需要通过邮箱来发送图片，那么这个空间的使用量就要比较高。笔者为了防止用户邮箱爆满，在邮箱容量上进行了自动监视。当邮箱的剩余空间容量不到10%的时候，系统就会发邮件告知用户以及邮箱系统管理员，告知这个用户的邮箱快满了，要及时清理邮箱。同时会提醒用户如果邮箱满了的话会拒收所有的邮件。通过这个措施可以提醒用户及时的清理邮件，防止不比要的损失。当然，如果员工觉得邮箱服务器中的邮件都是很重要的，那么可以向系统管理员申请，夸大邮箱容量。

二是设置用户可以在客户端中删除邮箱服务器中的邮件。大部分用户喜欢在客户端中删除邮件。有时候用户往往会发生疑问，说他们明明已经删除了邮件，为什么服务器上还有呢?原来他们只是在客户端上删除邮件，没有在服务器端上删除。并不是所有的客户端都支持客户端与服务器同时删除邮件的功能。如有一种邮件现在为MAP，它就不支持这个功能。为此CIO在选择邮箱客户端以及邮件协议的时候，最好能够采用支持在客户端删除邮箱服务器邮件的功能。即在客户端上删除邮件的时候，同时从服务器上删除。如现在常用的POP3等邮件协议都支持这个功能。

三是通过对附件大小的限制，来避免邮箱空间被过度占用。笔者在邮箱服务器中，对接收邮件与发送邮件的附件大小都作了控制。一般情况下，邮件附件的大小不能够超过2M。如果超过的话，就会过滤掉附件的内容。同时，会向用户反馈错误信息。如果用户有特殊需要的话，那也可以向管理员申请。管理员会根据用户的需要，然后调整邮件附件的大小。不过通常情况下都会对其附件大小进行设置，而不会给其一个无限的附件大小。

四是对于拒收或者拒发的邮件要给用户一个提示信息。在服务器上可以对此进行设置。如果邮箱服务器拒收某个邮件但是又没有给发送方提供提示的话，那么发送方以为用户已经接收到邮件了，其实用户却没有收到。此时就会发生数据的丢失，从而造成不必要的损失。为此笔者建议，在服务器上最好开启这个提示信息的选项，当邮件不能够正常接收或者发送的话，要给用户一个提示信息。

三、病毒防火墙的设置。

现在病毒四处横行。邮件也是病毒传播的一个很好的途径。为了保障邮件病毒不对企业网络产生危害，企业往往采取病毒防火墙，来对邮件进行扫描。笔者企业也部署了病毒防火墙，最大限度的把病毒邮件隔离出来。不过病毒防火墙如果设置不当的话，则可能会给造成邮件的丢失。

如有些病毒防火墙的工作原理比较简单。当发现邮件中有带病毒的附件时，就会把整封邮件封杀掉，根本不从接收邮件。但是我都知道，病毒防火墙其有时候也会误伤好人，会把不带病毒邮件当作有病毒，从而拒绝接收。如此的话，就会给用户造成损失。为此笔者认为，在病毒防火墙的设置上，最好能够人性化一点。即不能够让邮件病毒危害企业内部网络，同时也要能够防止邮件被不正常的阻挡。

如当病毒防火墙遇到邮件有病毒的情况，仍然可以接收邮件，不过会进行特殊的处理。如发现是附件有病毒，那么病毒防火墙或者邮箱服务器只会隔离附件，但是邮件的正文仍然可以到达目的地。并且会给用户一个提示信息，就说邮件的附件怀疑有病毒被隔离。从而给用户一个提醒。如果用户确定这个附件是安全的，那么可以叫系统管理员来解决。另外，被拦截的邮件最好能够在病毒防火墙或者邮箱服务器那边能够找到备份。也就是说，邮箱服务器会接收任何邮件，即使邮件中有病毒。只是当他认为邮件有病毒的话，不会转发给用户，而是放在邮箱服务器的隔离区内。如此当用户对邮件是否有病毒有疑问，或者确实需要这封邮件时，则管理员仍然可从邮箱服务器的管理区内查找邮件。所以病毒防火墙或者在服务器上实现的垃圾邮件拦截策略等等，最好都能够让服务器先接收病毒或者垃圾邮件，只是不转发给用户。如此后续操作就有一个缓冲的余地。毕竟病毒防火墙或者邮箱服务器的垃圾邮件策略判断并不是百分之百的准确。

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