宁夏大坝发电有限公司：资产管理先行，为全面实施ERP布局谋篇

2006年3月，宁夏大坝发电有限公司（以下简称大坝公司）资产管理系统在经历了反复设计开发、模拟测试和局部修改完成后终于投入运行。资产管理系统不负众望，刚开始运行就显示出良好的成效：资产业务流程实行电子化大大缩短了审批时间；财务人员可以直接将业务部门提交的资产增减审批单等单据生成凭证；各部门人员均可在系统中查询到自己所需的信息……资产管理实施的成功为大坝公司信息化之路开了一个好头，极大地增强了公司全面实施ERP的决心。回顾大坝公司以往在信息化建议方面的诸多难题，今天的大好形势，对于大坝公司来说实属不易。
 
项目背景：
 

1、大坝公司信息化现状
 
早在2004年，公司领导就感到信息化管理不够顺畅。当时公司使用的是一套由北京某公司开发的MIS系统，系统主要能满足查询的需要，管理功能较弱，此外MIS系统与财务系统之间没有任何接口，造成业务与财务之间不能衔接。随着公司现代化建设和各部门实际业务的发展，该系统已经远远不能满足管理者的需求，而且MIS系统后续维护能力也跟不上公司发展需要。
 
2、实施模式
 
公司领导清楚认识到随着电力体制改革的深入进行，通过企业信息化来增加核心竞争力已迫在眉睫，实施信息化势在必行。但具体实施到何种程度，全面实施还是逐步推进，该如何选取ERP供应商？这些问题始终困扰着公司的决策者。经过长时间调研、分析ERP的特点后，公司领导决定结合电力企业的ERP特点和软件厂商的行业实践经验来挑选供应商，具体实施时采取统一规划，分步实施的模式进行，尽量选择同一软件开发商来进行。
 
采取这种方式的原因有：1、全面实施ERP是一项规模浩大的工程，投资大且影响面广，而目前国内外ERP实施失败的案例比比皆是，因此选择供应商及产品时需要非常谨慎；2、实施信息化是一项系统的工程，如果各业务系统采用不同软件供应商的产品，不仅业务关联性差，而且会产生大量的信息孤岛，因此在选择时需要综合考虑，尽量选用同一软件供应商的产品。
 
3、选择合作伙伴
 
经过多次调研讨论后，大坝公司提出了选择ERP供应商的条件：熟悉电力行业的业务特点，在国内有成功的案例；软件开发能力强，可以针对公司业务进行二次开发；后续维护能力强，能与现有的账务系统进行衔接等。在与国内外众多知名大型ERP供应商进行接触了解后，经过审慎地综合评比，大坝公司最终选择了广东远光软件股份有限公司进行合作。
 
 
4、实施目标
 
大坝公司在与远光公司多次接触，并对目前已成功实施电力ERP的广西省电力公司、河南省电力公司进行考察后，根据远光软件和自身业务特点进行了综合分析。电力行业内资产、物料、工程三种业务内容多且复杂，三个系统之间又存在极为紧密的业务联系：物料被工程领用、工程完工后形成资产——这样一条清晰的业务主线将电力企业大量的日常业务涵盖起来。在远光公司的多次演示中，大坝公司注意到远光电力ERP各系统之间的联系也是非常紧密的，物料领用后可以直接转成工程明细项目，工程完工后再将工程明细转增固定资产，整个过程衔接紧凑，浑然一体。此外远光电力ERP预算系统能够跨越各系统对各种业务进行预算控制，再加上多种编制方法方便地对预算进行编制，强大的预算分析查询功能还可以随时查看预算的执行情况……远光电力ERP众多的优点深深吸引了大坝公司的各级管理人员，经过又一轮的研究、讨论，最终决定：以资产为突破口，以工程、物料、预算为扩展，以全面实施信息化为最终目标与远光电力ERP签约合作！
 
二、实施经验：

实施的过程就是革新的过程，不可避免的会遇到各种阻力和困难，但是并没有动摇大坝公司领导坚持实施的决心。
 
1、强有力的组织保障是项目实施成功的关键
 
由于ERP项目实施涉及的范围广、信息量大、时间长，项目实施起来纷繁复杂，甚至涉及到企业内部管理模式的改变，责、权、利的再分配。这就要求公司领导、实施队伍、基层管理人员都能给予充分的重视，并且能够自始至终参与到项目的实施中来。
 
（1）领导层亲自把关，确保项目顺利实施
 
在项目确定初期，为保证ERP管理思想得到有效贯彻落实，公司主要领导多次召开部门主管会议进行工作动员。主要领导的重视和大力推动，保证了项目的管理思想及时得到贯彻落实，确保了项目顺利进展。
 
（2）实施队伍精干、高效，确保项目措施到位
 
为保证项目有效运作，在高层领导的支持下，公司专门成立了ERP项目实施领导小组，采取项目经理负责制，公司和远光公司分别建立实施项目组，协调一致工作。并在此基础上制定了严格的项目管理制度与考核细则；结合工作实际，讨论解决遇到的问题，当天问题必须当天解决；由于措施到位，项目实施小组成员工作积极性空前高涨，从而保证了ERP思想及管理办法及时落到实处，为项目的成功实施奠定了坚实的基础。
 
（3）基层管理人员全面参与，确保项目实施到位
 
企业基层基础数据、基础资料是否准确完备，是ERP项目成功与否的另一个主要因素。为保证第一手数据的准确、及时，ERP项目小组进行了全面动员，组织各部门基层管理业务骨干结合各部门的不同特点对项目有效数据进行收集整理，最大限度保证了信息的完整有效，为项目的成功运行提供了信息来源。
 
2、扎实有效的培训是ERP项目成功的前提和基础
 
严格地说，ERP只是一种解决问题的工具，是为企业管理服务的。关键在于要让领导干部和管理人员领会ERP的实质和管理方法，并结合企业实际进行主要业务流程的重组，提高整体素质和管理水平，只有这样，才能让ERP系统得到更好的应用，取得更好的成效。为此，公司进行了分步骤、分阶段、不同侧重点的培训，并明确了培训目标，强化大家对项目的认识，改变部分人员的传统思维方式。

三、应用效果：
 
电力企业属典型资产密集型企业，资产总额巨大，承担着巨大的还贷压力、折旧压力和管理压力。远光资产管理系统以资产管理为主线，以资产卡片信息为载体，围绕日常资产管理业务，从多角度关注资产状况，实现资产动态管理，减少资产占用与浪费。
 
实施结束后，取得了良好的预期效果，从资产管理角度具体归集以下几点成效：
 
1、资产业务操作实行电子化流程，大大缩短了审批时间
 
资产管理系统的建立实现了各部门之间信息的集成和共享，提高了反应速度，各项工作运行更加有条不紊。例如：大坝公司各部门比较分散，铁路分场、供水分场离公司生技科、财务科距离很远，业务人员到生技科、财务科往往要耗费大量时间。系统运行后各部门可以在系统中直接进行单据审批，无需再拿着纸制单据签字盖章。
 
2、解决电力企业资产管理中实物管理和价值管理脱节的现象
 
实施系统前公司实物管理部门通过建立资产台账对实物进行管理，价值管理部门通过建立资产卡片对价值进行管理。由于手工模式下两个部门之间信息沟通必然存在时间差，就导致两套数据之间不能完全实时地反映资产的状态。实施资产管理系统后各部门同时使用一套系统，这样能使不同部门及时获取最新信息。比如热工分场资产专责根据实际情况提出资产报废申请后，财务人员和生技科管理人员均能立即查询到报废资产的信息，以决定是否批准报废以及根据结果进行相应处理。这样在整个过程中业务人员，实物管理人员，财务人员均参与资产报废业务，根据资产最新信息履行各自职责，从而达到了整个业务流程实物管理与价值管理的一体化。
 
3、为资产管理提供全生命周期的管理，详细记录资产每一次的增减变动信息
 
对增加减少等重要资产信息变动引入审批流程进行严格控制，对资产的其他信息变动进行详细记录，留下变动记录，能有效地防止资产流失，保证资产真实完整。现在资产管理部门人员只需要轻点鼠标就能查询到每张卡片从增加到报废的整个过程，系统会自动记录每张卡片修改前信息和修改后的信息，修改人及修改时间等，为资产每次信息变动留下线索，从根本上避免了人为的失误以及其它因素所导致的管理问题。
 
4、建立目录管理，提高数据质量，加强资源配置
 
大坝公司以前使用的资产管理系统中的资产目录仅起到确定分类及折旧率等作用，且不便查询。远光资产管理系统将国家电网公司的资产目录引入系统，在增加卡片时从目录中选择。这样卡片便有了规范的名称、规范的分类、折旧年限、折旧率，从而为加强管理奠定了坚实的基础。比如以前公司的“主变压器”在建立卡片时曾使用过“变压器”、“1#变压器”、等多种不规范的名称，导致统计查询数据不准确，实施资产管理系统后根据国网资产目录的名称均统一为“主变压器”，这样在查询时就能快速便捷地查询到整个公司的“主变压器”有多少台，分布在哪些地方，以及大部分设备的已使用年限，大大提高了信息的准确性。
 
5、自动生成凭证，保证资产业务一体化
 
由于远光电力ERP与远光核算2.0系统之间实现了无缝连接，资产帐务凭证均可以通过资产系统自动生成。以前一个月的凭证处理时间少则几天多则几周，而现在资产系统帐务凭证可以在平时多次由系统生成也可以月底一次由系统自动生成，大大减少了资产帐务处理的时间。目前公司3月份的资产业务财务专责只用了一个上午的时间就处理完成。
 
6、强大的查询功能
 
远光资产管理系统设置灵活、功能丰富，通用性强，可以根据自身的管理模式、管理特点、业务要求，自由设置符合自身业务需要的部门、类别、资产卡片项目、报表项目等。此外还提供了多角度、多维度的查询功能，并可对查询结果提供多重分类统计、查询分析以及打印输出，从而全方位地满足了资产管理的需要。公司财务人员在使用查询功能后兴奋地向领导反映：使用远光资产管理系统查询信息的速度明显快过从前，而且还能准确及时地查询到很多特殊的信息，大大缩短了信息获取的时间。
 
7、丰富的接口与其它系统无缝连接，使得管理高效方便
 
系统提供丰富的接口，可以实现与预算管理、工程管理、账务处理等的业务衔接，使得管理高效方便，在很大程度上减少了重复性的工作，实现对系统资源的合理配置。大坝公司目前正在进行工程系统的实施，初步测试工程转资产效果良好，各资产专责都热切盼望工程系统早日投入运行，可以直接通过工程转增资产，再不用重复输入卡片信息，这将极大减轻员工目前繁重的工作量。
 
四、意义：
 
应该说资产管理系统实施的关键意义在于其对构筑大坝公司整个信息化体系所起到的作用。远光资产管理系统优势在于远光电力ERP统一的设计思想，及同物料、工程等其他系统之间的有机联系，通过逐步扩展，持续优化，最后实现企业财务、业务高度一体化的目的。
 
对于公司信息化的将来，大坝公司领导都充满信心，目前公司趁着资产实施成功的大好时机，正在扩展物料、工程、预算等系统。信息化系统的建设不是一朝一夕之事，相信在大坝公司ERP项目实施小组的领导下，经过全体员工长期、坚持不懈的努力，大坝公司的ERP系统建设一定会取得更大的成功，为公司增强核心竞争力，不断稳步发展提供强有力的支持！

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