项目收尾三大失误 ERP验收功亏一篑

高效ERP项目收尾的策略

ERP项目的实施一般包括六个阶段，即项目选型、培训、业务流程重组、基础数据整理、试点运行和上线切换等。但在ERP系统上线切换后，紧接着还有一项重要的工作，就是项目的收尾验收。因此，项目负责人在项目快结束的时候，必须把目光转向重点关注项目收尾工作。在这里，与大家分享我在本次ERP项目的收尾经验和总结：

（1）领导大力支持能为顺利收尾保驾护航

ERP项目验收看似简单，事实上却是一项非常复杂的工作，必须要引起双方"一把手"领导和项目组成员的高度重视，千万不能敷衍了事。因为成功的ERP项目收尾能保证项目顺利通过验收、项目结算款顺利收到、并和客户保持良好的关系。所以，项目收尾的成功要求项目经理机智地协调收尾工作中的人物关系，但因为实施活动只是整个项目生态范围环境中的一部分，许多对项目的影响因素不是为项目经理所控制的。因此，在收尾工作如客户款项收取、合同结束会谈、客户关系出现危机等许多场合下都需要双方公司高层领导的支持和参与，只有在一个双方公司领导很重视的环境下，ERP项目收尾工作才会是更为出色和顺利的完成。

（2）明确专人负责、强调项目收尾制度化

实施ERP项目的人都有一个共识，就是ERP项目的开始和收尾是最难干的活。尤其是项目收尾，纷繁复杂是个擦屁股的活，忙了半天看不出成绩，还要受到领导的埋怨。在这种情况下，专人负责和强调项目收尾制度化的强力支持就显得非常重要了。因此，收尾必须指定专人负责。此人直接对项目经理负责，辅以各个部门中项目工作时间较长、熟悉情况者组成一个精干的内部验收和资料归档小组，具体负责针对合同条款一一内部自行先验收，及时补救、完善和整理归档工作。也就是说，收尾要特别强调计划，这个计划应该由负责收尾的人根据实施实际情况，结合合同条款拟定初稿，然后经由项目经理主持。为保证收尾计划的顺利执行，最好要有一个例会制度，各方定期审查进度，及时解决存在的合同要求问题。

（3）整理和收集好详细的实施活动文档

管理资料收尾是项目经理经常忽略的过程。把项目实施文档整理归档，对于项目的延续性是有很重要的意义的。因为在ERP项目实施过程中，企业会根据企业自身情况结合ERP软件流程建立标准流程与标准作业规范，并对系统进行参数设置，这些文件都是日后企业进行ERP系统运维的参考文件。所以在项目接近尾声的时候，项目负责人要根据企业的实施情况把对应的作业规范整理成册，以备后续的查询、培训之用。另外，在ERP项目实施过程中难免会对ERP系统进行二次开发。对于二次开发的相关资料，在项目收尾时也要注意收集。这些资料无论是对日后的ERP系统运维，还是以后若发现二次开发有问题，也能清楚的知道二次开发的来龙去脉。同时还要收集好二次开发的测试文档，这些测试文档对以后系统的维护也是非常重要的。

（4）明确收尾阶段需求变更的处理方法

当ERP项目要收尾验收了，但客户的需求还在变化该怎么办呢?如果任由客户需求老是在变，ERP项目验收就会遥遥无期。因此，实施顾问要主动取得客户的理解，对其不甚合理的需求变更作出解释，争取验收谈判和开发上的主动性。不能一味的答应客户无理的需求，否则很可能会陷入反复变更的泥潭而不得脱身。例如，可以尽量与客户沟通，争取把某些功能放在下一个版本中去实现，先把本次项目进行验收和收尾是关键所在。

总之，充分准备就是要有水到渠成的感觉，所有的问题都要在项目收尾和验收前解决掉。真正到ERP项目验收时只是个形式，签字就行了。因此，一定要重视并做好项目收尾工作，千万不要把它当作可有可无的事情。只有做到这一点，才能为ERP实施项目真正画上一个圆满的句号。

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