项目管理在ERP实施过程中的应用

    一、ERP项目实施和监控

    项目实施阶段主要包括数据准备、原型测试和上线运行等关键工作。但是从项目管理的角度看，其涉及的管理过程并不多，该阶段的重点是完成计划中确定的工作以实现项目目标，项目管理过程包括按照项目管理计划整合和实施项目活动、协调人力资源、实施质量保证、信息发布和管理干系人期望等。企业在项目实施阶段需要投入大量的人力资源，以保证项目实施计划的有效执行，除了实施质量保证、组建和管理项目团队，ERP项目实施阶段最重要的就是项目沟通管理。在项目启动和调研阶段，企业已经完成识别干系人和规划沟通，项目实施阶段则重点进行信息发布和管理干系人期望。

    信息发布的关键是要建立其良好的沟通机制，项目组的沟通对象包括双方企业高层、各部室、最终用户、项目成员等干系人。对于ERP项目而言，需要干系人了解项目的信息，能够采取多种手段将项目信息传递给相关人员。从沟通形式上看，企业一般采用例会制度、项目阶段报告、问题备忘录、实施派工及汇报单、高层汇报等形式进行沟通。

    例会制度包括月度会议和周例会，月度会议一般由项目管理小组组长主持，项目组提交项目月度进展报告，对项目进展、预算执行、主要问题、后续重点工作等进行分析和汇报。周例会由实施小组每周召开，主要汇报当前项目中存在的问题，下周主要工作安排，并且针对问题进行协调。需要注意的是无论是月度会议还是周例会，会议主要事项的协调工作均应在会前达成一致，在会上的主要工作就是通报、汇报，如果遇到难于协调的工作一般可事前召开专题会或与高层领导沟通并获取支持。项目实施期间召开的各种会议必须产生会议纪要或备忘录，记录达成共识及遗留的问题。

    实施方为项目发生的工作一般通过工作汇报单的方式进行确认，实施方须事前计划并获得客户确认，并以工作汇报单的方式确认相应的工作结果，工作汇报单将作为实施方服务费计算的依据。

    ERP项目作为一个系统工程，被赋予“一把手工程”这个名称，突出显示出高层领导的重视程度对项目成败的影响，所以理想状态下，项目组的组成是由企业总经理担任项目管理组组长，但是实际情况往往是由总经理授权某一主管副总担任该角色。由于总经理不能随时了解项目进展以及存在的问题，那么定期的高层汇报就显得尤为重要。从项目一开始企业就必须建立与高层沟通畅通的渠道，通过及时有效的沟通，使企业“一把手”及时了解到项目的进展、存在的问题，并通过沟通获得高层对项目更多的关注和支持。

    项目目标虽然已经确定，但是在项目实施过程中，干系人会产生不同的期望，这些期望有些有利于项目目标的实现，有些则会阻碍项目目标的实现。项目经理需要对干系人的期望进行分类和管理。其主要的工作是编制沟通计划，制定不同的沟通策略，并且对干系人施加影响。常用的一些方法，特别是人际关系的处理则是项目经理必备的技能，例如建立信任关系、解决冲突、积极倾听、解决变化带来的抗拒等。干系人的期望随着项目的进行也会不断的变化，但是首先我们必须对项目执行结果产生的变化进行管理。