企业门户与知识管理敞开大门

尽管人们对知识管理的热情日益高涨，很多早期的知识管理项目却由于无法融入员工的日常工作而陷入失败的境地。而企业门户网站则可以为这些企业提供信息员工所需的知识。　　

知识管理一直被人们所称颂，尤其是在充斥着信息工作者的新时代中。有效的获取关键信息对提高员工的生产效率和企业的效益都有至关重要的意义。

企业一方面在长时间内不断的积累所需的各方面信息，另一方面也在收集关键员工头脑中的关键业务信息。而知识管理则是不断的收集以及传播这种关键业务信息。

但是由于很多员工不愿意共享他们所拥有的关键业务信息，也不愿使用知识管理系统，因此很多公司都在通向知识管理的途中停下了脚步。这些停滞的项目，大多是由于企业没有将知识管理上升到业务目标。如果在一开始就只是把知识管理作为一个IT项目或者其他简单的应用软件项目，这个项目十有八九是要失败的。

Meta Group公司的分析师Geoffrey Mann说：“知识管理应该被强制实行。企业不要将它看作一种技术，而要将它看作获取信息的来源。”据他表示，知识管理有两种实现方法：协作知识管理和导航知识管理。

协作知识管理是完全针对获取员工头脑中的信息的，而不是针对其它文档之类的信息源。要达成目标，企业必须花费相当长的时间将员工头脑中的信息转化为共享资源。导航知识管理则是在企业已经收集的大量信息库中检索有用的信息，它包含了搜索以及分类等工作。

实施知识管理项目的关键目的是在公司内部共享信息，这和企业门户网站具有非常近似的功能。Mann表示，“企业门户网站在知识管理项目中扮演着重要角色，企业门户网站关系到知识管理的访问。”但他同时也警告说，虽然知识管理是企业门户网站项目的驱动力，但它同时也可能毁掉门户网站项目。他说：“企业门户网站项目的驱动力应该更具体，一般来说应该具有可预见的结果和更清晰的目标。”更重要的，知识管理必须要融入企业的日常工作中。Mann认为“能让知识管理真正起到作用的方法就是将它作为员工每天工作的一部分。对业务状态的改变以及对知识库的更新工作都应该是员工每天工作的一部分。企业门户网站在这里起到了作用，它可以集成在登陆过程并参与进工作流中，而知识管理应用就不会像一个独立程序了。”比如，如果客户服务代表为客户接入创建了一个新的信息，当他提交时，信息首先会被送到市场部门以确定信息的正确性，确认后信息会被送入法律部门进行最后确认，之后才会最终提交。整个工作流都是在企业门户网站中完成的。

早期知识管理项目的失败使得现在很多供应商都不愿意再使用“知识管理”这个术语了。Autonomy公司的市场经理Dominic Johnson说：“我们不使用‘知识管理’这个术语，因为它代表的意思太多了。而我们提供的技术组件是用来处理‘知识管理环境’的。”Rightnow公司的市场研究经理Doug Warner说：“我不认为‘知识管理’是一个不好的词，不过与这个词有关的一些技术都处于被回避的状态了。传统的知识管理是一个劳动密集型工作，尤其是需要知识条目的作者创建很多静态信息。”他解释说“那些现在看来有关的事情在未来可能就不在有关联了。”确定信息是否过时的方法可以是跟踪用户对信息的访问，如果用户认为信息有用，那么它就不是过时的信息。如果一个用户寻找某一方面的信息并从三份文档中找到了所需信息，那么当下一个用户需要类似信息时，就会直接进入这些文档。因此，系统中的用户越多，系统的效率就越好，对于大量用户访问的企业门户网站来说，这是非常理想的。

对知识管理来说，另一个关键的发展方向是用户不需要搜索就可以找到所需的信息。Warner是这样解释的：“在传统的知识管理系统中，用户必须对系统下达查询命令，一般来说，只有对知识管理项目有基本了解的人才能成功的搜索到所需信息。”而在新系统中，用户进入搜索界面后，会看到一个含有经常被查询的项目的列表，通过这个列表，用户可以比较方便的解决相关问题。

Warner说：“这只是一个简单的‘浏览’界面。对于一个初次使用系统或者对技术一无所知的用户来说，这种界面非常有用。这样的列表早已应用在一些搜索门户网站上了，如Yahoo。不过Yahoo的列表是人工建立的，不但耗时，而且费用高昂。”Meta Group公司的Mann也认为自动化是发展的趋势，他说：“在我看来，最大的趋势是信息采集向基于程序化的方向发展。你不需要自己去找信息，信息会反过来找到你。比如系统会懂得你在做哪方面的工作，并将与之有关的信息及时提供给你。”将应用程序和知识管理集成进企业门户网站，会帮助企业实现这种预期。

来源：CNETNews

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