[原创]知识管理系统VS文档管理系统的区别

作者：王振宇

2008/7/2 12:17:37

很多人问过我这个问题，以下文字主要用来尝试解答这个疑问：

谈到知识管理，很多人容易判断为，知识管理其实就是文档管理。看上去这句话没什么错儿，文档管理也的确是知识管理的一个重要组成部分，但绝对不是知识管理的全部，而仅仅是人们最容易理解，最方便举例子知识管理的一种情况。

文档管理当然是比较陈旧的学科理念，它的出现是源于组织内部管理大量文档的需要，需要对文档进行分类,编目,存储和检索。而文档管理系统，则是用于实现文档管理的软件系统，对电子化的文档进行分类、编码、存储和检索。

现如今的一些文档管理系统，适当的引入了知识管理的概念和技术，比如文档的权限、不同维度的设置、文档与用户之间的所属关系、文档的版本，甚至用数据挖掘的技术对文档进行检索，查找。但这并不说明文档管理就已经接近知识管理了。

因为知识管理的核心主张把知识分为显性知识和隐性知识两大类，显性知识是指可以用正式语言清楚表达和传播的知识，主要存在于企业文献如图书、情报、档案之中，这只是显性知识的一部分。隐性知识是指不易用语言表达的、隐藏在组织层次或个人头脑中的知识，如企业的文化、思想，员工的技能、解决问题的思路等。

文档仅仅是存储知识的一种方式，而往往我们最重要的知识并不是存在文档中,而是在我们每个人的脑袋中。知识管理其中的一个目的就是把隐性的知识转变成显性的知识,并发挥其价值。

除了对隐性知识的忽略以外，文档管理系统在与知识管理的对比中，还缺失了对人的关注、对知识与组织关系的关注、对知识结构的忽略等，具体我们可以通过下表来进行对比：

序号	对比项	知识管理	文档管理
1	显性知识	√	√，但是管理显性知识中最书面的一部分。
2	隐性知识	√ 注重挖掘	× 完全忽略
3	非结构化知识	√	√ 文档属非结构化知识典型
4	结构化知识	√可以进行结构化处理	×只能是文档形式
5	与其他系统对接	√其他系统信息结果可转化为知识	×无法转化为文档
6	岗位	√关注知识与岗位的关系，建立岗位知识库	×
7	员工	√关注知识与人的关系，推出个人知识门户，不单整理企业知识，也整理个人知识
8	知识结构	√关注知识结构的均衡和对企业有利影响，提供知识地图	×
9	主要技术	知识发布、知识点评、知识订阅、知识问答、知识交流、知识评价和绩效、知识共享、知识培训、知识安全、知识协作、即时通讯、数据挖掘、版本管理、知识追踪	文档库、检索
10	主动应用	√可建立知识积分、知识培训机制，促进使用	×