只有协同的，才是高效的

协同软件是当今风靡一时的信息化系统，被各类企业争相追逐，它不仅为规模较小的企业省去购置各大系统所带来的昂贵代价，也为大型企业提供着相对较为敏捷的业务管理。它是一种“互相配合”的软件，主要作用是为了辅助多人、多组织共同完成管理事务，协同参与者是多个人员与群组和多个应用系统。

工作流管理WFM是协同软件的主要功能核心。协同软件在文档、行政、人事、项目、客户、财务、物流、生产等管理方面有广泛应用，协同OA是其主要综合应用方案之一。然而有关调查统计发现，40%以上的OA项目交付超过期限与预算，OA的应用率不到55%，而OA项目实施失败率高达35%。相对于ERP等企业管理系统，OA看上去要简单得多。是什么原因导致OA项目如此高的失败率？

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下面通过介绍Velcro协同OA方案在著名汽车零部件企业——上海小糸车灯有限公司内的成功推广，来帮助大家理解协同软件是如何为敏捷业务形态下的企业提供帮助的。

上海小糸车灯有限公司是一家中日合资企业，早在20世纪90年代就已完成在国内的合资业务，营业额达30多亿元，业务范围不仅包括了全国各大整车厂，还拥有一定的出口业务。信息化在公司受到了极大的重视，先后建立了全球领先的PLM（产品生命周期）、ERP（企业资源管理）和SRM（供应商关系管理）等大型企业管理系统。然而，相比国外拥有上百年历史的零部件企业来说，它还略显“年轻”。“年轻”给了它动力的同时，也给它带来了不少“麻烦”。这个麻烦表现在其管理经验不足，业务形态多变，在现代化激烈的市场竞争下，这艘年轻而又充满动力的远洋巨轮，正经历着惊涛骇浪的洗礼。如何管理好企业的每一个细节，确保自己不会被大风骤雨“掀翻”，成为了企业首要解决的问题。

也许有人会说，为企业保驾护航那不是应该由ERP、PLM、SCM（物流与供应链管理）等一系列信息化手段来负责吗？这些系统是名符其实的企业护航舰，但因其管理的定位不同，这些企业级的大型平台无法触摸到日常行政管理工作的所有环节，同时这些细分的管理末梢往往是随着公司业务的开展灵活多变的，即使通过这些超大型系统来管理，也将为企业带来极大的投资成本。因此，协同OA平台仍然是企业信息化不可或缺的一部分。

ERP系统的保驾护航者

ERP对数据的依赖程度是非常高的，大部分ERP失败的企业中，其中很大程度是因为主数据正确率低。如何确保数据的准确性呢？据不完全统计，大部分企业将此作为一个头等“麻烦”来看待。很多企业定义了各种企业制度来进行约束，但因数据收集工作常常因为“变化多端”而导致这些制度如同一纸空文。然而上海小糸车灯有限公司却成功利用了Velcro协同OA平台作为数据维护的“传送机”解决了这个麻烦，这不仅因为系统的“铁面无私”，更是因为即使流程发生变化，它也能在不到2个小时的时间内将其修正，从而保证各业务部门的业务既不受人为干扰，也不受系统干扰。

其实，诸如此类的问题，在整个ERP环节中比比皆是，如果我们可以通过更为灵活的OA平台将其作为数据桥梁，那会大大提升ERP软件的成功率。根据目前上海小糸车灯有限公司使用的情况来看，ERP数据的正确率由以往98%提升至99.8%。而之前被业务部门所认为的，如果通过烦琐的审批流程来进行数据维护，可能导致数据维护时间大大增加的情况，目前来看也并未发生，相反因数据一次性通过率较高，反而数据维护的时间缩短至原来的1/2。

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企业文化的桥梁

随着企业规模的不断扩大，信息化的不断推进，企业间人与人的交流变得越来越少，在盯着电脑埋头工作后，蓦然回首，发现大量的陌生面孔在我们周围，往往会因为缺乏交流，导致工作无法正常开展。

　　上海小糸车灯有限公司通过协同协“通讯录”。通过该平台，企业员工可以非常方便的查看每个部门的所有人员联系方式和基本资料。OA平台内的流程，确保新员工能够更为便捷的处理其岗位的任何业务。而未使用OA平台以前的公司新员工，因为对公司人员和业务较为陌生，常常因为办理一些跨部门甚至跨地域的业务，而四处询问和奔波，不仅影响了工作效率，更是让新员工抱怨无从适应。

　　通过对近几年上海小糸车灯有限公司新员工的不完全统计，绝大部分认为，进入公司需要学会的并不是业务方法，而是如何使用协同OA。协同OA可以加快新员工对业务方法的掌握，并从中得到启发，加快对日常业务处理的了解。

企业知识的汇聚者

企业知识源于积累，而知识积累是在日常工作过程中不断产生的。然而，我们往往会发现，由于工作繁忙等原因，很少有人将自己的文档放到共享的文件下，除了考虑到“麻烦”以外，其实更为关键的是没有形成一种知识获取和付出的良性循环。

如何才能做好知识的储蓄呢？上海小糸车灯有限公司通过利用协同OA平台将所需要搜集的知识，全部整理成工作流程。而这些工作流程可以作为考核日常工作的一部分，不但可以替代原先通过EMAIL沟通的方式，更可以做到知识的有效积累。

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以汽车行业所特有的APQP文件体系为例，这些文件在每个项目的实施过程中本身就大量存在，只是由于工作习惯，散落在十多个业务部门的几十个乃至上百个业务员电脑中。当面临整车厂检查或是内部检查是，往往需要花费大量的时间去收集这些文件，不仅浪费了大量的时间和精力，更是因人力资源的流动，导致大量文件无处追寻。而在协同OA软件内，这些文件以项目为主轴，被很好的进行归类，不但可以让后续人员随时查询，更是为知识传递起到了积极的效果。根据初步统计，目前在协同OA下的各类文档已有万余篇，初步实现了知识文档的积累，而文档查询速度与传统的文件夹存放方式相比提升了近100倍。

协同OA软件作为敏捷业务下的生力军，上述的几点仅仅起到抛砖引玉的作用，其更广阔的应用领域不仅需要企业用户自己去不断挖掘，更需要不同的行业用户互相共享彼此经验，这样可使IT经理们的知识速度积累。

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