给文档加一把“安全锁”
——南京中电光伏实施文档控制解决方案成功案例

作者：畅享网

2009/12/7 15:00:04

葡萄城的文档管理控制解决方案基于Microsoft Office SharePoint Server和微软权限管理服务(RMS)，为客户提供一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台。

知识是企业的无形资产，特别是对于高科技行业。由于行业本身具有高度的敏感性和激烈的竞争性，企业十分重视对知识财产的保护，范围覆盖企业内外部流通的各种文档、信息。企业一方面既要加强自身对文档的保护能力，另一方面还要不断面对高科技手法的挑战，可谓“山穷水复”。

中电电气（南京）光伏有限公司利用上海葡萄城的文档管理控制平台完美解决了文档安全性和信息共享之间的矛盾，就让我们一同走近中电光伏，看看这家公司如何迎来“柳暗花明”。

一、客户背景

中电电气（南京）光伏有限公司成立于2004年6月，是一家集太阳能电池研发、制造、销售和技术服务为一体的国家重点扶持新型高新技术企业。中电光伏成功研制了目前世界上最高效率的硅太阳电池，生产规模也居于国际领先水平。2007年5月17日（美国时间），中电光伏于美国纳斯达克证券交易所挂牌上市，成为南京地区首家登陆纳斯达克的企业。

光生伏特效应属于高科技，在研发过程中伴随大量文档资料生成。如何安全、方便得将珍贵的实验数据和资料共享给研发团队相关人员得到了企业高层的重视，经过慎重选型，中电光伏选择了上海葡萄城信息技术有限公司文档控制管理解决方案。

二、用户需求

作为一家拥有上万份文档的技术型企业，中电光伏以往由文控部门利用文件服务器手动维护这些文档。随着企业发展，员工和文档数量与日俱增，主要矛盾集中在以下方面：

无法灵活授权中电光伏有上千名员工，由于每个员工所属部门、分工不同决定他们对文档的浏览、处理权限也各不相同，通过手动方式给全体员工授权耗费时间、精力并且难免差错疏漏。一旦员工的工作职责发生变化，例如转至其它项目组，文控部门不得不重新对其进行授权。
无法保障文档安全性中电光伏的大多数文档采用PDF格式，该类型文档不能和通用的权限控制系统集成，因此这部分文档的安全性得不到有效保障。
检索困难作为一家高科技上市企业，中电光伏内部文档多达上万份。对于员工而言，如何在浩如烟海的文件中快速、方便找到自己所需的文档是迫切的需求。

三、葡萄城文档管理控制解决方案

葡萄城的文档管理控制解决方案基于Microsoft Office SharePoint Server和微软权限管理服务(RMS)，为客户提供一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台。实施顾问对中电光伏进行了详细的需求调研，在总结客户业务难题的基础上将实施重点放在以下方面：

部署文档管理平台 实施顾问将文档管理平台部署在SharePoint上，为文档库制作了文档模板，用户发布文档时自动将用户填写的文档明细替换文档模板中的相关字段。文档库中的所有文档都能按照用户要求的格式文字自动添加水印，提高了文档的保密性。实施顾问按企业要求划分文档属性，已失效的历史文档放入归档文档库，当前正在使用的文档则按内部、外部、技术文件三种类型进行分类。通过科学分类，方便员工对文档进行检索。

加强安全管理 实施顾问将SharePoint平台和RMS结合使用，利用SharePoint服务器管理并授权给AD域中的成员。SharePoint具有授权灵活的特性，即使员工职责、岗位变动，通过SharePoint平台就能迅速方便更改其权限。微软RMS权限管理系统能够对文档内容进行保护，规定只有相关权限人员才能进行阅读、打印等后续操作。对于安全性更加敏感的研发部门，葡萄城的实施顾问强制实现RMS安全策略，只允许项目组内部成员访问相关文档。

利用工作流 以往，当企业员工进行借阅文档或发布新文档等操作时，最多需要经过五层审批方能通过，手工模式下审批效率较低并且申请人等待时间过长可能会延误工作进度。实施顾问利用工作流实现复杂的审批流程，所有员工提交、发布、改版、废弃文档都要经过审批后才能生效。
以研发部专用的文件外发流程为例，当申请人对某篇文档提出外发申请之后，工作流自动进行必须的审批流程，审批通过后文档管理员才能对申请文档解密并发送至申请中所指定的邮箱。整个流程运转过程中，系统自动发送提醒给相关审批人，从而保证审批的及时性。

特殊化处理PDF文档 PDF文档是大部分企业会采用的文档格式，但这类型文档缺乏安全解决方案，不能和RMS集成。葡萄城的实施顾问使用自己开发的软件将客户的PDF文档自动转化为能够应用RMS系统的XPS文档。XPS文档保留了PDF文档的所有格式，用户可使用IE浏览器打开阅读。

四、客户收益

中电光伏的文档管理控制平台于09年9月成功上线，在以下方面获得了收益：

规范公司文档 文档管理控制平台为公司的每一份文档建立了标准固定的格式和命名规则，不仅规范了公司内部流通的文档，同时也有利于员工进行快速检索。
降低安全风险 文档管理控制平台使企业主管可以对文档库中所有文档生命周期的各个环节进行监控，一份文档的发布、修改、废除都需要经过审批才能真正完成。通过集中且严格的权限控制提升文档保护的安全系数，减少信息外泄的隐患。
提高工作效率 文档管理控制平台提供人性化的检索功能，节省员工查找信息的时间。基于葡萄城工作流部署的审批流程使得文档发布、修改、废弃、借阅都能及时进行，提高工作效率。