[原创]以知识管理为核心，构建共享知识平台

哲学家迈克尔·波兰尼认为，人类的知识可分为两类，一类是显性知识，即能以书而文字、图表和数学公式加以表述的知识，能够组合、储存、再次寻找以及通过不同的机制，转化到相关的实践中，具有规范化、系统化的特点，易于沟通和共享；另一类就是隐性知识，是深植于个体及其心智模式、难以编码及沟通的知识，属技巧性的、由情景限定的、个人独自体验但“知而不能言者众”的知识，具有高度个人化、难以规范化的特点，其共享只能源于需求者对隐性知识拥有者的模仿或双方之间的共同探讨、交流与实践。

一．知识共享能提高企业的核心竞争力

知识共享是指员工个人的显性知识和隐性知识，通过各种交流方式为组织中其他成员所共同分享，从而转变为组织知识财富。知识的共享之所以能给组织或者个人带来巨大的核心竞争力，正是因为知识所具有的非收益递减性与共享增长性这两个特点。

一是非收益递减性：在经济学中的收益递减规律或称边际报酬递减规律，对于物质要素的投入确实发生作用，然而在知识要素上，却不起作用了。以软件产品为例，只要多复制一套软件的成本不变，不管其销售第一套软件还是销售第100万套软件，软件公司总是能从中获取较高的利润，这就是知识的特殊之处。因为软件的价值主要是由其包含的知识所决定，而当这种知识“固化”于软件产品时，其投入的边际成本已经是零。

二是共享增长性：与物质产品不同，知识是可以共享的，而且常常是由于知识的共享使得知识的存量翻倍。当知识被出售时，销售方并没有失去知识，知识只是被转移了，或者说知识的权利被转让了，但销售方仍然拥有该知识。在组织内部，当一个员工的知识与其他成员共享时，组织的知识存量将成倍增长，而提供知识的一方并不损失任何东西。由于知识的共享是一个过程，需要双方的共同参与，提供者常常会在转让过程中使得原有知识得以深化，或者获得新的知识。

因此，知识共享在企业中产生的是一种知识放大效应。它通过知识管理等手段，使企业的知识资源不断得到整合与利用，并在互相交流与互相学习的过程中，促进知识资源作用的发挥和知识的创新，在使知识资源得到不断积累的同时，从根本上推动企业竞争能力的提升。因此，知识共享在现代企业发展中具有重要的意义。

二．搭建共享知识平台是促进企业知识共享的有效途径

为了促进知识共享，提高知识管理水平，企业纷纷把建立共享知识平台，作为未来发展的重要目标之一。但不同企业建立共享知识平台需求产生的背景各不相同，归纳起来，企业建立共享知识平台的主要目标有以下这几种：

一是知识积累的需求。刚才我们提到，知识有两种存在形式，一种是隐性知识，一种是显性知识。不管是哪种知识，绝大部分都由部门或者个人所拥有，那么如何将这些知识充分挖掘并且保留下来，转化成企业的知识财富，就成为了企业知识管理的重点。而建立知识共享平台，为知识的沉淀提供平台上的支撑，则是促进企业知识积累的重要手段。

二是知识共享的需求。知识共享有两种形式，一种是组织之间的共享。随着企业组织规模的不断扩张，新建立的组织在管理和技术上都或多或少与原有组织存在一定的差距，因此如何实现“成功模式的快速复制”，将原有的管理体系，技术标准移植到新的组织当中，成为企业所要解决的一个核心问题。因此，在对已有管理体系和知识经验的梳理和标准化的前提下，通过共享平台提高企业知识转移的效率和质量，是解决知识移植的重点方案。知识共享的另一种形式是人员之间的共享。企业的高速发展意味着对人才的需求量将不断加大，员工知识与技能的提升是支撑企业发展的重要工作。通过共享平台的构建，能有效地将企业拥有的丰富的知识资源总结、沉淀，并传承下来，从而加速人才的培养。

三是知识复用的需求。知识的复用程度越高，其产生的价值就越大。知识共享平台有助于扩大知识的共享范围，减少知识获取的时间，从而提高知识被复用的效率与几率。知识的充分复用不但能提高员工的工作效率，更能保证企业从过去的经验和教训中学习，避免重蹈覆辙。

四是知识创新的需要。企业的创新，无论是技术创新还是管理创新，都是一种新知识的创造，是知识的创新。而如果没有知识的交流与共享，要想实现创新是非常困难的。正是在不断的交流与共享中，企业的知识资源才能被有效地开发和利用，从而推动企业知识资源在质和量上的不断增长。建立共享知识平台，一方面为员工知识的不断积累提供了手段，保证企业知识资源被不断丰富和扩大，为企业的知识创新提供源泉。另一方面也为员工间的知识交流创造了必要的条件，使知识在碰撞中产生创新的激情和灵感，加速了知识创新的速度。因此，共享知识平台是增强企业创新广度与深度的重要基础。

三．共享知识平台是企业发展的必然产物

企业建立共享知识平台有其必然性，当企业发展到某个阶段，具备了特定的前提条件和基础时，其建立共享平台的需求就会越发明显。这些前提条件也可以看作是共享知识平台的触发因素，主要包括以下方面：

(一) 信息化建设水平不断提高

采用现代信息技术进行企业管理是当今世界的一大趋势。企业信息化就是利用计算机、网络和通讯技术，支持企业的产品研发、生产、销售、服务、财务管理、办公管理等诸多环节，实现信息采集、加工和管理的系统化、网络化、集成化，信息流通的高效化和实时化，最终实现全面供应链管理和电子商务，并为企业经营管理和决策提供支持。

随着企业在信息化道路上不断建设和发展，支持企业整体业务运作的 OA系统，ERP系统，项目管理系统等纷纷建立完成，这些系统与企业的日常工作不可分割，也是企业信息化道路上不可跳过的一个步骤。它们与共享知识平台之间的关系就好比米饭和小菜一样，所以在企业信息化的历程上，这些系统往往走在共享知识平台之前。反之，如果让企业跳过这些必然的信息化产物，而直接把精力全花在共享知识平台上，显然是不现实的。

另一方面，企业在信息化上走的越久，其对信息化的认识也就越深，对信息化的要求也更高。企业不仅把信息系统作为支持其核心业务的手段，更将其作为提高企业软性能力的一种途径，知识管理就属于软性能力的一种。

试想下，一个连产销系统都没有的制造型企业，会考虑去建立知识管理系统吗？显然，只有在企业信息化发展到了一定程度，企业对共享知识平台的需求才会愈演愈烈。

(二) 各种知识管理机制不断完善

系统平台只是一种工具，是将企业各种管理机制和管理思想固化的一种手段。而管理机制的不断完善才是企业管理从无序走向有序的直接证明。有效的机制才能为企业知识共享提供有力的保证和支持，共享平台则在这些制度所带来的强有力保证下，将知识管理更好地融合到企业的日常的业务运作中。因此，完善的知识管理机制是建立共享知识平台的又一个前提。

同时，建立共享知识平台的核心目的是知识积累、知识共享、知识复用和知识创新，但如果没有员工把知识共享到平台中，也没有人去使用平台中的知识，那么整个平台就是死的，是不会创造任何价值的。而解决这个问题的关键同样是建立有效的知识管理约束机制和激励机制，从而保证共享平台被长久有效地使用，保持平台的持久生命力。

(三) 虚拟团队的运作模式不断推进

为了迎接快速变化的经营环境带来的各种挑战，很多企业的运作模式更加趋于多元化，不再局限于传统的职能式的组织结构。很多工作是以团队为单位完成。运行良好的团队不仅可以进行自我管理，而且围绕共同的任务、目标和问题，团队成员能够更好地互相沟通和协作，从而提高整个团队和个人的工作效率。

这种虚拟团队的运作模式对知识共享提出了更高的要求。虚拟团队的成员往往来自于不同部门，其工作目标往往需要各部门成员通力合作才能完成，其产出也凝聚着来自于不同部门的成员的专业知识和智慧。因此，在这种模式下，要求每个团队成员能更快，更全地将本部门的知识运用到团队工作中，并与来自于其他部门的成员充分共享。但是一个员工不可能完全掌握一个部门的所有知识，这就产生了对共享知识平台的需求。建立共享知识平台不但能帮助团队成员快速全面地将各自部门所拥有的知识进行共享，更能为虚拟团队内部搭建一个共享的平台。

因此，虚拟团队的运作模式也会促进对共享知识平台需求的产生。

四．AMT咨询以知识管理为核心，构建共享知识平台为目的的整体解决方案

上面我们提到，构建共享知识平台并不仅仅是一项信息系统工程，它与企业整体的知识管理密不可分，共享知识平台是企业知识管理信息化后的最终产物，也是企业知识管理落地的重要手段。所以，要构建成功的共享知识平台必须以知识管理为核心，从企业知识管理的总体定位出发，对企业知识管理体系进行合理规划和细化，并最终落实到共享知识平台之中。因此，为了更好地帮助企业构建共享知识平台，AMT咨询提供以知识管理为核心，构建共享知识平台为目的的整体解决方案。

根据企业知识管理的实际需求，结合AMT多年的知识管理项目的实践经验，AMT从总体策略规划，详细设计，系统实现三个层面形成了“知识管理总体解决方案”，如图所示：

（一）总体策略规划

知识管理总体策略规划思路主要分为三步：

第一步，了解企业的发展战略，明确企业发展战略中对于知识管理的需求，并以此明晰知识管理工作的指导方向，明确符合企业未来发展的知识管理的战略定位和目标；

第二步，通过访谈，问卷调研等各种方式，对企业目前的知识管理现状进行评估分析。从知识、人、系统、管理四个方面设计问卷，从而对企业知识管理整体水平有一个清晰的认识；

第三步，在知识管理目标和现状明确的基础上，了解目标和现状的差距，从知识体系、管理体系、推行策略、信息系统四个方面，对企业知识管理进行总体规划，明确“做什么”。

(二) 详细设计

在知识管理战略定位明确的基础上，并结合企业各阶层对知识管理不同层次的需求点，从知识体系、管理体系（组织职责+制度规范）和推行策略三个方面，规划企业知识管理的整体蓝图，明确企业知识管理的知识分类、知识地图、管理方法以及知识管理推行策略等内容。

知识体系

知识体系设计以建立面向整个企业的知识架构，方便知识的存储、查询和应用为目标，主要包括三方面的内容： 

• 知识分类体系：分析企业的知识构成，明确知识的各类特征属性，在体现知识的特点和使用者的习惯的前提下，形成多维度的知识分类目录，规范知识内容的存储。
• 知识地图：从知识应用者的角度考虑如何更好的进行知识结构化的展现。
• 权限体系：明确知识管理的知识共享范围，建立完善的知识权限体系，使各类知识在合适的范围内共享，保证知识的安全。  

管理体系

管理体系设计包括组织结构设计、管理机制设计两部分内容：

组织结构设计：知识管理在内部推行中往往会面临三个阶段：知识创建阶段、应用阶段和再整理阶段，每个阶段的工作内容、管理重点都有所不同和侧重。对应每个不同的推行阶段，知识管理的重点也会发生相应的变化，因此需要不同的组织架构进行匹配。

管理机制设计：知识管理的推行需要有效的管理机制，在安全的前提下保障知识管理的持续开展。围绕知识共享活动的整个周期建立相应的制度和规范，包括安全管理，保障对共享平台的访问安全；在安全的环境下通过知识收集与发布、知识内容和系统平台的日常维护、知识学习与共享、知识管理绩效考核与激励等管理制度规范，使知识共享形成闭环管理，保证知识共享的安全和持续生命力。

推行策略

为了保证知识管理的实施，总体推行策略从知识体系设计、平台建设、知识资源整理、组织制度建设、共享文化宣导以及员工转变六个方面进行系统思考。其中，员工转变的促成需要其他五部分的共同作用。

• 通过知识体系设计，解决员工困惑

通过知识体系梳理，在固化知识管理模式的同时，还能解决员工在知识管理过程中的不了解，不知道该怎么做的困惑。

• 通过管理体系设计，明确责任主体

通过知识管理体系（知识管理组织和管理制度）的设计推行，明确了不同细分工作的责任主体，从而保证知识共享持续生命力。

• 通过知识内容整理，使知识管理有了明确的管理目标

根据服务目标和使用对象的知识需求制订知识梳理计划，梳理计划表在制定过程中应首先考虑可以快速见效的知识资源。

• 通过共享知识平台做好知识管理落地工作

知识管理建设需要IT技术的全面支撑。通过统一的平台不仅可以实现知识集成、展现、交流和共享，并且可以通过IT技术将相关的管理规定、管理制度在软件系统中固化下来，借助于共享平台将知识管理的成果落地。

• 适于知识管理推行的文化氛围

知识管理的推行离不开文化氛围的引导，而文化氛围的形成是一项长期反复的过程。

(三) 系统实现

共享知识平台是知识管理得以落地的技术支撑，知识分类体系、权限体系、知识地图以及相应的管理规范都必须切实地落到共享平台上。共享平台规划的重点首先是明确平台的功能定位，其次是与其他系统集成方式，最后是系统的基础数据规划。

需求分析

共享知识平台需求分析是企业知识管理得以具体实现的前提，是知识管理整体规划得以落地的保障，是一项重要的系统工程。需要在了解企业知识管理现状的基础上，结合企业的发展战略和关键业务对共享知识平台的需求进行系统规划，规划后再制定系统实施的策略及计划建议。

而对于共享平台建立，各部门都会有不同的需求，如各部门都会希望其变成一个部门的综合门户等等。因此为防止需求的蔓延，在系统建设初期必须就平台的功能定位和各部门之间达成共识。

系统集成规划

系统集成应遵循“单一创建，多处引用”原则，避免同一文档的多处存放和版本管理混乱。共享知识平台与其他系统的集成规划需要结合企业自身的特点以及平台本身的功能定位来选择合适的系统集成关系。

基础数据规划

数据是企业信息运作的核心和基础，是影响企业决策的关键要素。而主数据作为数据中的最基础和公共的部分，是企业运作过程中必须使用的基本数据，他们长期存储在数据库中，集中存储并且可以在各个组织结构上维护和使用。

系统的基础数据规划主要是为企业信息系统建设和信息系统集成前的数据建设提供合理的建议和帮助。共享平台的数据规划要结合企业自身的特点，从企业目前的数据现状和业务发展需求出发，帮助企业搭建未来数据管理框架，制定合理的数据编码体系，进而提出相应的数据编码方案

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