[原创]企业选择即时沟通工具的问题与风险

今天，象QQ、MSN这样的面向个人的即时通讯工具，已经广泛地融入到很多人的生活与工作之中。很多企业完全是在“管理无知觉”的状态下，因为员工个人的自发使用，而被“拖进”了这个潮流之中，因而对其可能的问题与风险也几乎没有感知。那些有意识地使用这些即时通讯工具的企业，比如使用“QQ群”来管理企业内部团队沟通，也因为不了解个人即时通讯与企业沟通管理本质的不同，情况不比前者好多少。

简单来说，个人即时通讯工具固然好，但用于企业内部沟通，至少存在以下问题：

（1） 数据安全。由于这些即时通讯系统使用的都是第三方企业的服务器，企业的文档资料和工作交流都在这样的系统上，其信息安全完全没有保障；

（2） 工作干扰。由于这些面向个人的即时通讯工具，是以满足个人的聊天、交友、娱乐及休闲等需求为中心，它的很多功能，比如私人间的闲聊、交友、炒股、广告、网络音频视频、游戏乃至那些花里胡哨的界面等等，都会对工作产生严重的干扰。据说微软MSN曾在某会议上演示了三段宣传广告，暗讽其他即时通讯软件不靠谱、不清静。在这三段宣传广告之中，使用其他IM软件的主角不断受到网络猎艳、网络艳舞等不良信息的影响，而使用微软MSN的用户却悠然自得。篇中演员接连发出“聊天得找个靠谱的”，“不靠谱的根本不适合我”，“世界终于清静了”的感叹。实际上，MSN的广告、股票、音乐、星座、交友闲聊之类，也都不应是工作所需的，开句玩笑话，除非太平洋刮风了，它也清静不到哪里去。

（3） 企业内部用户的私人信息泄漏。企业内部用户的信息，包括姓名、住址、家庭电话等等通常都是真实信息，而面向个人的即时通讯工具，大多支持用户资料的公开查询，这对企业内部用户的隐私构成极大威胁。有这么一件真实的事情，有一家企业购买了一款知名的即时通讯工具，用于企业内部的即时沟通，企业中的员工高高兴兴地把自己的联系方式、家庭地址等填入系统供公司内部同事查询使用。但没几天，这些员工的烦恼来了，有不少陌生人给他们打电话推销的、闲聊的、要交友的，有的还说知道他们家的地址，让这些员工惊出一身冷汗。一了解才知道，这些打电话来的人也是使用了这个即时通讯工具的人。他们赶紧询问即时通讯工具的提供商，被告知，系统就是这样设计的，只要使用了他们这个系统的人，都可以在线查询到其他用户的信息。顺便说一下，这还是一款面向企业应用开发的即时通讯软件，因为它未能摆脱个人即时通讯工具的影子，给企业内部用户带来很大困扰。

（4） 联系人不能纳入正式的组织管理。个人即时通讯系统不能支持建立全公司统一的按公司组织结构分类的联系人视图，不能对员工的账号进行统一管理。

（5） 对工作沟通中产生的知识文档，无法有效管理。企业内的沟通，不应是闲聊，而应是工作。沟通的内容、沟通中传递的文档都是企业的知识。使用个人即时通讯工具，这些知识都只能分散存储在个人的计算机中，不能被自动地保存在企业统一的知识库中，不能为企业知识的积累、分享、使用和创新提供最大程度的支持。

为了更好地说明个人即时通讯系统在企业中应用面临的上述问题，我们来看一下企业内部应用即时通讯的特点和要求：

（1） 企业的即时通讯工具，因为用于工作沟通，使用者必须提供真实的身份信息，系统传输的资料文档，也通常都涉及企业的业务甚至是机密。所以保护个人隐私和公司商业信息的安全，是企业应用即时通讯系统首先必须要考虑的。因此，这样的系统通常部署在企业自己的服务器上，员工通过登录到这个服务器，进行属于特定范围的工作沟通和交流。要便于安全管控，保障数据安全，防止遗失或泄漏重要数据。例如：企业可根据需要进行账号分配，员工离职账号收回；文件、交流信息存贮于自己的服务器上，根据权限浏览查询，避免遗失或泄漏；企业以外的人员，不能在线查询到系统内部用户的信息等。

（2） 员工使用即时通讯，是用于工作，而不能用于闲聊交友、游戏娱乐。即时通讯工具要支持工作沟通，而不能对工作产生干扰。

（3） 企业把沟通视为工作，把重要的沟通过程和沟通结果，包括相互传输的文档，视为知识的一部分。企业希望能将这些知识文档统一存放在企业的知识库中加以管理，每个人在任何地方都可以在知识库中，查到他想要的知识文档和以前关于工作问题的探讨。

（4） 企业即时沟通工具应该是工作协作的一部分，应能方便地创立临时的正式或非正式项目团队或工作小组，以提高团队工作的协同性。

（5） 在界面呈现上，不能象个人即时通讯那样花里胡哨，通常需要严肃、简洁的界面风格，需要突出企业标识，联系人需要按正式的组织架构进行分组。

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