吉林建筑工程学院正式启用协同办公系统

2011年11月12日起，吉林建筑工程学院协同办公系统正式启用，标志学校综合管理工作的信息化水平迈上一个新台阶。

学校为提升综合管理的信息化水平，推进无纸化办公，节能降耗，提高办公质量和效率，在校园网内启动了协同办公系统工程，校长办公室、人事处和网络中心承担具体组织和实施工作，实施协同办公系统工程采取渐进式方式进行，分为前期准备、试运行和正式运行三阶段完成。

前期准备阶段，组织实施部门首先完成了协同办公系统的配套设备的硬件建设。其次制定了《吉林建筑工程学院协同办公系统试运行方案》和《协同办公系统普通用户使用手册》及《吉林建筑工程学院协同办公系统部门、单位管理员登记表》等文件，完成了协同办公系统实施的软件建设。三是制定了《吉林建筑工程学院启动协同办公系统人员培训计划》，在试运行前，于2011年9月6日至7日，先后分层级对学校领导、处级以上干部和机关工作人员、协同办公系统管理员进行了集中培训，通过现场演示方式全面讲授了学校协同办公系统的主要功能和应用范围及操作技能等相关知识，重点解读了《吉林建筑工程学院协同办公系统普通用户使用手册》，直接参加培训人员达300多人次。

2011年9月13日至11月11日，学校协同办公系统进入试运行阶段。试运行期间，学校承办部门于9月21日，适时召开协同办公系统试运行工作协调会，对协同办公系统试运行过程中反映出的实际问题进行梳理，及时对协同办公系统界面设置、公文流程等突出问题进行了研究和集中改进。并于10月20日向校长办公会报告了协同办公系统运行的情况，并按照校长办公会要求，积极推进试运行工作进程。通过协同办公系统的试运行，进一步测试了学校协同办公系统的功能和应用效果，通过校内公文和一般性通知在网上传递、文件收发的实际应用，规范了校内各部门、单位和各层级之间的办公协同动作，为协同办公系统正式运行，进一步提高了学校党政管理工作质量和效率奠定了坚实基础。

2011年11月12日起，学校协同办公系统正式运行，至此校园网上发布的学校内部通知公告改由协同办公系统发布，学校一切公文制作、审批、下发均通过协同办公系统完成，不再印发纸质文件。11月23日，学校召开协同办公系统工作会议，会议对学校协同办公系统实施以来工作情况进行了总结，承办部门对协同办公系统在公文流转中的具体应用等内容进行了解答，进一步推进了学校协同办公系统的实施。

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