“OA软件那些事”之公文管理已经形成标准

OA软件（又名OA系统、协同软件、协同办公系统），自上世纪80年代开始引入中国，在IBM、九思软件、点击科技等众多厂商的持续普及和技术推动下，在概念上历经了办公自动化时代、协同软件时代、协同办公时代，在技术上经历了php时代、domino时代、.NET时代和java时代，在应用范围上经历了电子邮件时代、公文管理时代、知识文档时代、工作流时代，概念、技术、功能不断升级换代。时至今日，如焦煤集团、环保部等政府机关和国营企事业单位的高端客户，协同办公概念已经深入人心、JAVA已经成为主流技术标准、而网络化的公文管理系统依然是国营企业和政府机关在OA选形时的最核心需求。

OA软件对不同企业来讲，有明显的功能需求和应用模式的差异化特征，然而其中的“公文管理系统”则不同，该系统几乎成了OA软件中唯一具有行业标准的模块。原因是什么呢？

公文，在古代指的是处理或联系公务的文件，而在现代一般指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。公文一般格式较为正式，内容比较规范，并且有行政机关赋予的特定的效能和影响力。

公文管理系统作为高端OA的重要模块应用，是面向党政机关、企事业单位的公文处理工作而开发的，系统实现了收文管理和发文管理的网络化和自动化，功能包括我的收文、发文拟稿、发文草稿、发文查阅、发文设置、签收公文、收文查阅、收文设置等，并且公文的正文支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。可灵活设定公文流程，自动进行流程跟踪、催办、查办，并可归类存档和检索，进行全面信息化管理。通过实现了对公文处理和管理的全过程化，可以把您从繁琐的公文收发事务中解放出来，全面提高办公管理水平和工作效率。

作为国营企业和政府机关，公文是日常业务和管理中的必要性和经常性工作，OA软件（协同办公系统）中的公文管理模块也自然成为核心应用，因此公文管理系统的水平也自然成为国企和政府判断OA软件产品档次的主要依据，而公文业务具有统一的标准和规范，因此好的公文管理系统是否符合标准也已经有了明确的鉴别依据。

1、应用架构吻合实际的业务标准和特征

如下图所示，以九思软件为代表的好的公文管理系统在架构上支持发文、交换、收文、归档等全流程管理；支持发文单、收文单、送文单、签收单、正文、套红模板等各种文单；支持修改留痕、手写批注、电子签章等各种审批方式；支持与各种专业档案系统进行对接，如东方飞扬、津科等。

2、纯B/S图形化公文流程编辑器，技术上的重大突破！

高端OA厂商，在JAVA技术上取得实质性的突破，率先研发出纯B/S的图形化公文流程编辑器，该技术不需要安装任何客户端控件或者客户端软件，支持通过纯WEB的方式拖拖拽拽实现公文流程的自定义；该技术使得组织结构和公司业务调整时，客户可以自行对公文流程节点走向和权限控制进行所见即所得的优化，从而达到了随需应变的应用效果。

3、表单自定义，适应各种公文业务调整需要。

文单样式、行文模板、文单字段的全面自定义技术，使得公文系统可以轻松适应上行文、下行文、平行文的各种样式需要，轻松适应组织结构和业务管理模式变更后的系统调整和优化，从而大大延长了系统的生命周期，减少很多定制开发工作量。

4、支持修改留痕、电子签名、手写批注、电子签章等各种审批方式；支持与各种专业档案系统进行对接。

当然，公文管理系统的标准还有很多，如公文自动编号；支持条件路由如顺序流、分支流、并发流；支持会签、回退、撤销、分发等；支持公文流转监控；常用批阅语；公文到期提醒；支持单一审批、多人并行审批、多人顺序审批、多人审批一人认可和主办/协办阅批的组合审批模式；公文中涉及的公文要素完全自定义，包括发文稿纸、红头模板、文号、流程、机关待字、主题词等；支持公文与项目的关联和对接等。

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