上实城开：集团管控平台的3年蜕变

来源：互联网

2014/8/7 10:46:01

对于协同OA系统的定位，邓晔表示后续会注重往大OA方面发展，把各个的异构系统全都架设到大OA平台之下，在统一的办公平台来实现新闻的查阅、流程的审批、所有业务信息的查阅以及基于这个平台做决策分析。

约访邓晔的时间，正好在7月底的年中工作会议举办不久，他刚刚就第三次集团管控权责体系的信息化落地进行了汇报。他说，这是从泛微OA上线以来，第三次大的集团管控体系调整，由集团行政部、战投部和第三方的咨询机构共同制订，目前基于OA流程落地固化的集团管控体系已经在西安、沈阳、天津和重庆4个分公司正式启用，系统里梳理出来的300多条流程是最为实在的成果。

上线OA的契机

时间拨回到2010年，这一年，上实城开收购了北京的上市房企中新地产，全国范围内的业务迅速铺开。然而，当时公司仍然采用纸质审批的方式，集团领导全国各地飞，经常需要审批的时候找不到领导。当时的解决方式是，每个公司设置一名专门的行政秘书，负责找领导审批，领导在什么地方，就把需要审批的文件传真给当地的行政秘书，对方行政找到领导审批之后，再传真回来。一个领导的审批尚且如此，通常一个审批流程涉及到多个领导，审批效率可想而知。为此，从有纸化办公到无纸化办公，成为OA系统上线的最初目标。考虑到整合过程中可能出现的流程变革，邓晔选择了流程引擎较为强大的泛微OA平台，3年过去了，这个平台，亦见证了上实城开在集团化流程管控方面的提升。

流程标准化

报批件流程是OA系统刚刚上线的时候，使用最为广泛的流程。用邓晔的话说，当时最简单的想法，就是实现无纸化。为此，集团采取了近乎苛刻的推行制度：报批件事项和流程请示都必须要走OA系统，不管多急的事情，纸质的文件一概不予处理。这拉开了无纸化办公的序幕，却存在着诸多不如人意：为了配合报批件流程的应用，上实城开专门设置了一个报批件专员，负责分析报批事项并分发给相应的领导；但报批件专员需要分析全国的报批件，工作量巨大，并且人为地判定缺乏标准，多选一个人、少选一个人或者选错审批人的情况不可避免，准确度难以保障。

很快地，基于OA的流程标准化体系建设提上日程。现在，原来的报批件事项按照业务职能、功能职能进行了细分，每个细分的事项都通过相应的流程进行了固化，邓晔介绍，这几乎涵盖了上实城开所有的业务范围，包括工程类、设计类、营销类、招采类、销售类等等，提报的时候，直接选择相应的流程，就直接可以按照设置好的审批节点自动流转，省却了报批件专员的环节。当然，作为香港上市企业，任何事项流程都得到了更规范的体现和存档。

“门面”改造

在邓晔而言，信息化系统的界面就如一个人的形象同样重要。虽然采用了强推的方式完成了从无纸化到有纸化的蜕变，但用户体验同样是上实城开信息化关注的一个课题。邓晔表示，系统是要人去用，最终是人想要去用。一套系统别人会不会愿意去用，会不会想要去用，会不会主动去用，可能首先取决于他的界面是否人性化，是否具有亲和力，其次才是一些功能的深化。为此，上实城开协同OA系统在2014年进行了门户界面的改版，定位于让用户登陆系统第一时间就能了解到：我要做什么、我能做什么、要我做什么。