Microsoft Project 2000技术及功能介绍

跟踪和管理进度

在管理项目时，需要监视项目的三角因素：时间、资金和范围。调整其中之一都将影响其他两个。意外的延迟、成本的超出和资源更改等事件都将在日程计划中导致问题。

如果保持项目信息为最新，则可以始终查看项目的最新状态。通过该方法可以及早确定可能影响项目成功的问题并使用 Microsoft Project 找出解决方案。

本节课程将演示如何跟踪和管理项目中的工作。单击“开始课程”按钮可开始。

开始课程

1．课程：如何跟踪任务的实际进度

在创建项目并开始工作后，可以跟踪实际的开始和完成日期、实际完成的任务百分比和实际工时。跟踪实际进度可显示所做的更改影响其他任务的方式，从而最终影响项目的完成日期。

当您完成本课程后，就可知道输入实际任务信息的方法并查看其对日程的影响了。

1.1检查任务是否正按计划进行

如果要保持项目按计划进行，请确保任务按计划开始和完成。“跟踪甘特图”视图将协助发现问题所在，即偏离比较基准计划的任务。然后即可调整任务相关性、重新分配资源或删除某些任务以满足最终期限的要求。

“跟踪甘特图”视图将比较每个任务的当前日程和原始日程。在保存了带有比较基准的项目和输入实际进度数据之前，“跟踪甘特图”视图将显示比较基准条形图并同时显示计划的或实际的条形图。

随着实际数据的输入，顶部条形图可能移动以显示与计划的偏差。例如，如果“盘存制品”的开始日期前移两天并已完成 55%，则红色的计划条形图将超出在其下面的比较基准条形图两天。

1  单击“视图”菜单中的“跟踪甘特图”命令。

2  如果要查看差异域，请指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“差异”命令。

3  如果需要，请按 Tab 键查看差异域。

4  指向“视图”菜单中的“工具栏”子菜单，然后单击“跟踪”命令。

5  更新项目中任务的进度。

l      如果任务已按日程开始，请单击任务，然后单击“按日程更新”按钮  。

l      如果任务没有按日程进展，在下一节课程中将学习如何输入实际的开始和完成日期，以及如何输入任务的实际工期或按百分比来更新任务进度。

注释   为了包含差异信息，您必须保存比较基准。

1.2输入任务的实际开始和完成日期

延迟开始或完成的任务将因为延迟相关任务的开始或完成日期而延误整个项目。提前开始或完成的任务可以释放资源用于在日程后面开始的任务。Microsoft Project 使用输入的实际值来重排项目中剩余部分的日程。

1  单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。

2  指向“视图”菜单中的“工具栏”子菜单，然后单击“跟踪”命令（如果还没选中）。

3  在“任务名称”域中选择要更新的任务。

如果要选择不连续的任务，可按住 Ctrl 键，然后单击需要的任务。如果要选择连续的任务，可按住 Shift 键，然后单击要更新的第一个和最后一个任务。

4  单击“更新任务”按钮  。

5  在“实际”部分下的“开始”或“完成”框中键入或选择日期。

如果输入了完成日期，请确保任务已经 100% 完成；Microsoft Project 将假定日期是正确的并相应地重排其他任务的日程。

6  单击“确定”按钮。

注释   输入任务的实际开始或完成日期将更改该任务相应的目前规划的日期。但是比较基准日期不受影响。

1.3输入任务的实际工期

如果知道任务已经进行的天数并且该任务正按计划进行，则可以通过输入资源用于该任务上的工期来跟踪任务进度。

如果输入了任务的实际工期，Microsoft Project 将更新实际开始日期、任务完成百分比和日程中剩余任务的工期。

1  单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。

2  在“任务名称”域中单击要输入实际工期的任务。

3  指向“工具”菜单中的“跟踪”子菜单，然后单击“更新任务”命令。

4  在“实际工期”框中键入任务的实际工期。

5  单击“确定”按钮。

提示   如果估计任务将比原始安排提前或推迟完成，可以在“剩余工期”框中输入新值。

注释   如果输入长于或等于目前规划的工期的实际工期，该任务将变为 100% 完成，并且目前规划的工期将等于实际工期。

1.4按百分比来更新任务进度

通过输入任务工期完成的百分比，您可指示任务进展的程度。对于相对较短的任务，可能不值得如此详细地跟踪进度；但对于长期任务，指明任务完成的百分比将有助于跟踪实际进度与比较基准计划的对比情况。

1  单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。

2  单击“任务名称”域中要更新进度的任务。

3  单击“任务信息”按钮  ，然后单击“常规”选项卡。

4  在“完成百分比”框中键入 0 到 100 之间的数字。

5  单击“确定”按钮。

注释

l         Microsoft Project 基于子任务的进展来计算摘要任务的完成百分比。还可以人工输入摘要任务的完成百分比，Microsoft Project 将用其计算其子任务的完成百分比。

l         在默认情况下，Microsoft Project 以水平贯穿“甘特图”上每一条形图中部的黑色细线来指示任务完成的百分比。

l         如果将任务标记为 100% 完成，Microsoft Project 将在标记域显示一个选中标记。

提示   可以使用“跟踪”工具栏上的按钮更新任务进度和执行其他跟踪操作。要查看“跟踪”工具栏，请指向“视图”菜单中的“工具栏”子菜单，然后单击“跟踪”命令。

1.5按时间周期来更新实际工时

可以在 Microsoft Project 中使用时间分段域来跟踪实际工时。由于可以输入日程中特定一天的信息，因此跟踪使用时间分段的域将有助于周期性地更新项目以保持其为最新状态。

1  单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令。

2  指向“格式”菜单中的“详细信息”子菜单，然后单击“实际工时”命令。

3  在视图的时间分段部分，的“实际工时”域中键入每个分配的资源的实际工时。

提示

l         如果无法区分是分配给任务的哪个资源完成的工时，请在任务的“实际工时”域中键入由任务所有资源共同完成的工时值。Microsoft Project 将根据资源在任务上安排的时间和每个工作分配的剩余工时来在资源中分配实际和剩余的工时。

l         还可以一次键入一周的实际工时。单击“视图”菜单中的“显示比例”子菜单，然后单击“1 个月”单选按钮来以周为增量显示时间刻度。然后在“实际工时”域键入该周的实际工时。

1.6查看任务是否有比计划多或少的工时

如果您正在管理项目中的资源分配，则需要确保资源能在目前规划的时间内完成任务。如果保存了项目的比较基准，则可以查看差异信息。

日程中的差异有利有弊，这取决于差异的类型和严重性。例如工时少于计划的任务通常是个好消息，但这可能表示资源没有有效地分配。

1  单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。

2  指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“工时”命令。

如果需要，请按 Tab 键来查看“实际”域。

3  比较“工时”、“比较基准”和“实际”域中的值。

“差异”域中的值显示目前规划的工时与比较基准中保存的原始计划值的差异。

1.7将实际任务信息与比较基准进行比较

当您保存了比较基准计划并更新了日程后，则可以将比较基准计划与实际进度进行比较以确定差异。差异将对项目中未按计划进行的区域作出警告。

为了保持项目按日程进行，请确保任务尽可能地按时开始和完成。每个项目都有差异，但重要的是应尽早发现偏离比较基准计划的任务，以便调整任务相关性、重新分配资源或删除某些任务来满足最终期限的要求。

1  单击“视图”菜单中的“跟踪甘特图”命令。

“跟踪甘特图”视图可图形化地显示任务差异，以便于查看日程中的差异。

2  指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“差异”命令。

如果需要，请按 Tab 键来查看差异域。

注释  在显示差异之前必须更新任务的实际开始和完成日期、实际工时值或实际工期。Microsoft Project 将基于输入的信息计算其他任务信息。

2．课程：如何按资源来跟踪实际工时

您可能需要逐个任务地或在项目中累积地跟踪项目中每个资源完成的工时。然后可以比较计划工时量和实际工时量。这种比较将有助于跟踪资源的性能和规划未来项目的工作量。

当您完成本课程后，就知道该如何输入资源完成的实际工时和查看资源计划的和实际的工时之间的差异了。

2.1输入资源完成的实际总工时

如果基于资源的可用性来安排任务，可通过更新在任务上完成的工时来跟踪任务进度。使用这种方法可跟踪每个资源完成的工时。

当您更新资源在任务上完成的实际工时后，Microsoft Project 将从为资源安排的总工时中减去已完成的实际工时来自动计算剩余工时。

1  单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令。

2  指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“工时”命令。

在“任务名称”域中将同时列出任务和资源名称。如果需要，请按 Tab 键来查看“实际”域。

3  在每个资源的“实际”域中，键入更新的工时值和每个分配的资源的实际工时的工期缩写。

提示   如果无法区分是分配给任务的哪个资源完成的工时，请在任务的“实际”域中键入由任务所有资源共同完成的工时值。Microsoft Project 将根据资源在任务上安排的时间和每个工作分配剩余的工时来在资源中分配实际和剩余的工时。

2.2按时间周期来更新资源的实际工时

可以使用 Microsoft Project 中的时间分段域来跟踪单个资源的实际工时。由于可以输入日程中某一天（或其他时间周期）的信息，因此使用时间分段的域来跟踪资源的实际工时将有助于周期性地更新项目以保持其为最新状态。

1  单击“视图”菜单中的“资源使用状况”命令。

2  指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“工时”命令。

3  指向“格式”菜单中的“详细信息”子菜单，然后单击“实际工时”命令。

4  在资源的“实际工时”域中键入实际工时值。

2.3查看资源的计划工时与实际工时之间的差异

如果基于资源的可用性来安排任务并跟踪实际工时，则可以通过查看比较基准工时与实际工时之间的差异来分析资源完成的总工时。还可以将这些数字与比较基准工时和进行到不同时期的实际工时进行比较来更详细地查看资源的工时进度。

1  单击“视图”菜单中的“资源使用状况”命令。

2  指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“工时”命令。

如果需要，请按 Tab　键查看“比较基准”和“实际”域。

3  比较每个资源的“比较基准”和“实际”域中的值。

4  请确保“工时”和“实际工时”域显示于视图的时间刻度部分中，指向“格式”菜单中的“详细信息”子菜单，然后单击“工时”命令（如果还未选中）。同样再指向“格式”菜单中的“详细信息”子菜单，然后单击“实际工时”命令（如果还未选中）。

5  在视图的时间刻度部分，比较“工时”和“实际工时”域以查看每个资源的工时的每日摘要。

3．课程：如何将实际成本和预算进行比较

您可能想跟踪项目某一阶段的成本超出或了解指定资源在某一天的成本支出。或者只是需要知道累算的总成本。

跟踪项目成本将有助于查看在何处需要进行更改来按时在预算内完成项目，并有助于规划未来项目的预算。

当您完成本课程后，就知道该如何输入和查看实际成本了。

3.1人工输入实际任务成本

随着任务的进展，Microsoft Project 将基于任务成本累算方式和资源支付费率来自动更新实际成本。但如果想独立于任务的实际工时来跟踪实际成本，则可人工输入成本。

如果要人工更新成本，您必须首先关闭实际成本的自动更新，然后在工作分配的剩余工时为零时输入自己的实际成本。

1  单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“计算方式”选项卡。

2  清除“总是由 Microsoft Project 计算实际成本”复选框。

3  单击“确定”按钮。

4  单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令。

5  指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“跟踪”命令。

6  如果需要，请按 Tab 键来查看“实际成本”域。

7  在“实际成本”域中键入您正更新成本的工作分配的实际成本。

提示

l         您可为任务设置固定成本来在任务的开始或完成时进行累算或者按比例分布于任务的时间长度中。单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“成本”命令。在“固定成本累算”域中，键入或选择所需的累算方法。

l         除标准工资率外，有时工作分配的成本包括资源每次分配给任务时的固定收费，例如设备成本、建设费、投递费或租金。通过单击“视图”菜单中的“资源工作表”命令，然后在要更改每次使用成本的资源的“成本/使用”域中键入新成本，可输入此每次使用成本。

3.2按时间周期来更新实际成本

通过使用 Microsoft Project 中按时间分段的域可跟踪实际成本。由于可以输入日程中某一天或其他时间周期的信息，因此使用按时间分段的域跟踪实际成本将有助于按时间周期来更新项目以保持其为最新状态。

1  随着任务的进展，Microsoft Project 将根据设置的累算方法来自动更新实际成本。您必须首先关闭实际成本的自动更新以编辑实际成本。请单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“计算方式”选项卡。

2  选中“总是由 Microsoft Project 计算实际成本”复选框。

3  单击“确定”按钮。

4  单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令。

5  指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“成本”命令。

6  指向“格式”菜单中的“详细信息”子菜单，然后单击“成本”命令。

7  指向“格式”菜单中的“详细信息”子菜单，然后单击“实际成本”命令。

8  如果要输入任务的实际成本值，请从视图的时间刻度部分选择某一天或其他时间周期，然后在任务的“实际成本”域中键入值。

如果要输入资源的实际成本值，请从视图的时间刻度部分选择某一天或其他时间周期，然后在资源的“实际成本”域中键入值。

提示   可以其他时间增量来输入实际成本，例如周。请单击“视图”菜单中的“显示比例”命令，然后单击所需的增量。

3.3查看任务是否超出预算或在预算之内

如果为任务分配了固定成本或指定了资源的工资，您可能想查看成本超出预算的任务。通过使用比较基准计划来创建预算并密切跟踪项目成本，可及早发现成本超支并相应地调整日程或预算。

Microsoft Project 将计算每个资源的工时成本、每个任务和资源的总成本和项目总成本。这些成本被认为是目前规划的或计划的成本，它反映项目进行中的最新成本图。

1  单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。

2  指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“成本”命令。

如果需要，请按 Tab 键查看“总成本”和“比较基准”域。

3  比较“总成本”和“比较基准”域中的值。

对于成本差异，请查看“差异”域中的值。

提示

l         如果要查看整个项目的总成本、比较基准和差异信息，可以显示项目的摘要任务。单击“工具”菜单中的“选项”命令。然后单击“视图”选项卡。在“大纲选项”下选中“项目摘要任务”复选框，然后单击“确定”按钮。

l         可以查看分配给任务的资源和与该任务相关的资源成本。单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令。指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“成本”命令。向右拖动分隔条并比较分配给该任务的资源的“总成本”、“比较基准”、“实际”和“剩余”域中的值。

3.4查看项目总成本

您可检查项目的当前、比较基准、实际和剩余成本来查看项目是否在预算内。这些成本在 Microsoft Project 每次重新计算项目时得到更新。

1  单击“项目”菜单中的“项目信息”命令。

2  单击“统计信息”按钮。

在“成本”列中将显示当前、比较基准、实际和剩余成本。

3.5使用“盈余分析”表来分析成本

如果要按日期比较期望进度和实际进度，可以使用“盈余分析”表。它将根据成本来比较任务的比较基准日程和实际日程。

还可基于在任务进行中支出的成本来使用“盈余分析”表预测任务是否将低于或超出预算而完成。例如，如果任务完成 50% 时的实际成本为 200 美元，则可以查看 200 美元是大于、小于还是等于比较基准（或预算）成本的 50%。“VAC”域中显示任务完成时比较基准成本与实际成本的差异。

1  单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。

2  指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“其他表”命令。

3  在“表”列表中单击“盈余分析”选项，然后单击“应用”按钮。

4  向右拖动分隔条以显示“盈余分析”表的所有域。各种值将根据到当前日期（含）为止的实际工时和成本来进行计算。

如果要更改计算日期，请单击“项目”菜单中的“项目信息”命令。在“状态日期”框中键入要使用的日期，然后单击“确定”按钮。

提示

将鼠标指针指向域名称可获得域的说明；例如指向“VAC”域并单击“有关 VAC 的帮助信息”可获取域的说明。

在“任务分配状况”视图中，可以查看每段时间周期内的盈余分析数据，例如按天、周、月、季度或年。单击“格式”菜单中的“详细样式”命令，然后单击“使用状况细节”选项卡。在“可用域”列表中，按住 Ctrl 键并单击要显示的盈余分析域（如 ACWP、BCWP、CV 或 SV），然后单击“显示”按钮。双击时间刻度可更改要查看的时间周期。

如果要查看整个项目的成本差异，可以显示项目摘要任务。单击“工具”菜单中的“选项”命令。单击“视图”选项卡并在“大纲选项”下选中“项目摘要任务”复选框。

4．课程：如何平衡资源工作量

 您应检查日程以找出工时过多或过少的资源。如果某些资源过度分配，请查看是否添加更多的资源或重新分配任务能得到所需结果。

如果上述操作无效，可以延迟分配给过度分配的资源的任务或减少任务的工作量。

当您完成本课程后，就该知道如何管理工作量了。

本课程包括五个部分，使用屏幕顶部的导航栏可在课程中选择： 。

开始课程...

4．1查找过度分配的资源及其任务分配

当分配给人员和设备的工作超出其在计划工作时间内所能完成的工作量时，他们就处于过度分配的状态。在解决过度分配之前，必须确定过度分配的资源、过度分配出现的时间以及当时分配的任务。为了解决该问题，必须重新分配人员和设备或重排任务日程于资源可用的时间上。

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1  单击“视图 ”菜单中的“资源使用状况”命令。

“资源使用状况”视图显示资源总工时、资源在每个任务上的工时和时间刻度上每个时间周期内的工时。

l      还没有分配任务的资源的名称下没有任务。

l      还没有分配资源的任务列在“资源名称”域中的“未分配的”下。

2  指向“项目”菜单中的“筛选”子菜单，然后单击“过度分配的资源”命令。

任何过度分配的工时资源将突出显示。

提示

l         如果在“资源使用状况”视图的时间刻度部分出现号码符号 (##)，说明时间刻度列不足以显示完整信息。要更改列宽，请单击“格式”菜单中的“时间刻度”命令，然后增加“缩放”框中的值。

l         可以查看为指定任务和每个时间周期分配了多少资源工时量。单击“格式”菜单中的“详细样式”命令。单击“使用状况细节”选项卡，选择“可用域”中的“资源分配百分比”，然后单击“显示”按钮。

4．2减少资源工时

将资源分配给任务后，可以更改资源用于该任务的总工时或更改当资源用于该任务时的特定时间周期内的工时值。以此方法裁剪工时值可使日程在更好的细节层次上更加精确。

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1  单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令。

资源在分配的任务下分组。

2  在视图（左侧）的表部分，在“工时”域中输入新值来更改工作分配的总工时。

提示   还可以使用“资源使用状况”视图来查看和编辑按分配的资源分组的任务的工时值。单击“视图”菜单中的“资源使用状况”命令。

注释   还可以在视图的时间刻度部分更改分配的资源的单个工时（或小时）值。

 4．3将工作重新分配给其他资源

如果已经尝试了使用其他方法来解决资源的过度分配但过度分配仍然存在，此时可能需要重新分配任务给其他拥有更多时间的资源。这是通过重新分配工作而不是延迟工作来人工调配日程的另一种方法。

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1  单击“视图”菜单中的“资源使用状况”命令。

2  指向“格式”菜单中的“详细信息”子菜单，然后单击“资源过度分配”命令。

3  查看右边的时间刻度，对于每个突出显示的过度分配检查该天其他资源的可用性。

4  单击“标识号”域来选中需要重新分配的任务的整个行。

5  将任务拖动到要将其重新分配给的资源上。

4．4延迟任务

解决资源过度分配的简单方法是将分配给该资源的任务延迟到资源有时间的时候开始进行。您可为任务添加延迟，检查资源分配的效果，然后在必要的情况下进一步调整延迟。

延迟任务还将延迟其后继任务的开始日期并影响日程的完成日期。为避免此情况的发生，首先延迟有可用时差的任务（非重要任务）并将它们只延迟每个任务可用的时差量。请尝试在不同的任务上添加延迟来查看对日程的影响。

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1  单击“视图”菜单中的“其他视图”命令。

2  在“视图”列表中单击“资源分配”选项，然后单击“应用”按钮。

l       在右上方的时间分段部分，过度分配的资源将显示为红色。

l       在下方的条形图表中，资源分配的任务的时差显示为与常规“甘特图”的条形图相连的窄的时差条形图。

3  在视图左上方的“资源名称”域中，单击要延迟任务的过度分配的资源名称。

4  在要延迟的任务的“资源调配延迟”域（视图的左下方）中，键入需要任务延迟的时间。

为了确保后继任务不受影响，输入的日期不能迟于该任务的可用时差。

5  如果要返回单一视图，请单击“窗口”菜单中的“取消拆分”命令。

4．5更改资源的工作天数和小时

项目日历指定项目的默认工作日程，但您可创建资源日历来指定单个资源的工作时间、假期、缺勤和病假时间。

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1  单击“工具”菜单中的“更改工作时间”命令。

2  在“项目”框中选择要更改日历的资源。

3  在日历上选择要更改的日期。

如果要更改整个日历中一周内的某一天（例如所有星期三），请选择日历顶部的该天。

4  单击“使用默认设置”、“非工作时间”或“非默认工作时间”单选按钮。

5  如果在步骤 4 中选择了“非默认工作时间”单选按钮，则请在“从”框中键入所希望的开始时间，在“到”框中键入结束时间。

6  单击“确定”按钮。

提示   如果一组资源将具有相同的工作时间和休息日，则可为其新建一个基准日历。单击“更改工作时间”对话框中的“新建”按钮，并键入新基准日历的名称。单击“新建基准日历”单选按钮来从默认日历开始创建。或者基于某个已有日历单击“复制”，然后单击“日历”框中的日历名称。单击“确定”按钮，然后修改日历上的日期和小时。单击“视图”菜单中的“资源工作表”命令，并为每一个您想分配新基准日历的资源在其“基准日历”域中选择新基准日历。

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