从“物资供应处”引发的研究所管理系统变革

通常情况下，财务和IT部门，或者干脆就是企业领导人是推动企业信息化项目的主要力量。在西安某研究所最近的管理系统变革中，却源自于“物资供应处”的主动请缨，最终理顺了物流、资金流和信息流在研究所的顺畅传递，优化了审批流程，大大提高了管理效率。

“受气的”物资供应处

有50多年历史的该研究所现有职工1700余人，各类专业技术人员1100余名。其中，工程院院士1名，研究员级高级工程师50余名，高级工程师300余名，技术力量雄厚，主要从事控制系统总体和重要部件的研制，是一个规模较大、技术力量雄厚、集光机电一体的现代化综合性研究机构。自成立以来，该所一直承担着国家重点科研任务，成果斐然。共获科技成果奖励1000余项，其中国家级科技成果奖20余项，省部级科技成果奖100余项。

在这样的体制结构下，物资供应处是配合科研队伍的配套服务部门。所有和设计有关的特殊或普通、国标或非标的元器件、大部件都是有物资供应处来统一调配管理。也就是说，设计人员提需求，物资供应处选型采购。

“如果说，在2000年前，科研项目不多，试制任务项目也比较少的情况下，一年的物资需求量才三、四百万元，物资需求、计划、采购、库房管理的内容少，靠手工记帐加上一台电脑管理就可以完成了。”金算盘软件公司西安分公司项目经理高虹一直负责该研究所的信息化项目，“2000年以后，随着科研项目的增多，试制加工任务的加重，年采购量达到了2000-4000万元，加上物资管理人员大量内退，人员减少，原来那种简单的项目物资管理手段显得力不从心。财务价值核算的问题比较突出，所以先上了库房物资管理系统，配合财务部门的记账、核算和管理。物资计划、采购、检验还都沿用手工制表，出入库也是手写单据。而其实物资采购计划、统计的工作量很大，在准确率上也经常会出错，而且工作量在逐年大幅增加。”

由于承担的设计任务繁重，对相关物资的选择、采购和到货安装的节奏也在加快。工作量一大，设计部门和采购供应部门之间的矛盾就出来了。设计人员很着急，而采购供应部门也是在一阵忙乱中干着急，“受气”不少。

2005年，经过一番招投标的流程，金算盘物流软件中标。根据项目管理的要求，对物资管理进行流程再造和重新配置，承担着“物资供应处”多种愿景的物资管理信息化项目开始全面实施。

在这个阶段的实施中，把大量的供应商信息录入到系统里面，从供应商的基本概况、采购的物资名称、规格、数量、价格等种种有关信息都以数字化的形式在金算盘物流软件中整理出来了。经过一段时间的实践准备，原来在设计人员和供应商之间“疲于奔命”的信息传递效率有了很大的提高，一个部门级的管理系统算是成功上线了。

“物资管理平台”发挥整体协同效力

经过四年的运行，金算盘物流软件已经无法满足更加繁重的设计和采购部门的要求了。设计人员非常希望在设计阶段就想了解有哪些备用元器件等相关部件是有备货的，或者是可以尽快联系生产的；确认选用那种部件后，多长时间可以获得批准？下了采购单后，多长时间可以准备出来？处于什么阶段？通过电话询问既耽误时间，也影响效率。

2009年，物资管理处和研究所有关领导了解到金算盘的管理系统已经进入到供应链的全程管理阶段了。金算盘这套应用于多种商务模式的“全程电子商务”平台可以为位于不同地点、多级上下游关系的供应链企业提供无缝集成的商务管理。从用户的采购单可以转化成供应商的销售订单，直接进入到供应商的ERP系统，经过MRP展开后，结合库存和工艺流程的设计，尽快安排生产。如果需要采购可以以同样的方式向合格的上游供应商发出采购单，该供应商同样以类似的方式安排生产。以此类推，金算盘的全程电子商务系统使得上下游之间的商务联系浑然一体。

微信扫一扫实时了解行业动态

微信扫一扫分享本文给好友