AMT研究院 胡云峰

胡云峰 专栏

胡云峰的Blog

用户是企业管理信息系统的使用者，从某种角度来说，系统的用户是一个广义的概念，它可以是指与计算机接触、直接使用信息系统的不同级别的管理人员，也可以包括那些不直接与计算机接触、但依赖系统所提供的数据或信息的人员。管理信息系统能否在本企业获得成功的应用，除了与系统本身的质量和水平有关以外，用户的素质是一个非常重要的因素，也是系统成功的一个风险因素。

评价管理信息系统用户素质的指标或方法是多方面的，而且不同的系统，评价的方式也不尽相同。一般地说，用户素质表现在以下几个方面：

1、     用户的敬业精神和责任感

2、对管理业务的理解和驾御能力

3、计算机、网络及管理信息系统方面的知识基础

4、用户的现代管理意识、信息管理意识

5、用户的协作意识与能力

6、用户的学习能力

这里将用户的敬业意识和责任感放在第一的位置，是想说明在我国企业信息化水平较低的当前阶段，这种素质对于管理信息系统实施与应用的重要性，在发达国家，这是对企业员工最起码的、最基本的要求，甚至不需要在公司员工手册中提及，但在中国，尤其是在中国的国有大中型企业，由于传统和体制等方面的原因，这种素质还需要不断强调。员工在这方面的素质不是通过简单的培训或宣传教育就能够提高的，需要在企业文化建设、奖罚激励机制的健全和企业分配制度等方面着手，不断调动企业员工的积极性和主动性，而且还不能指望在一夜之间就发生巨大的变化，只有这样，才能逐步激发企业员工敬业精神，增强他们的责任感。员工的敬业精神和责任感是他们建设和应用管理信息系统的基础。

用户对管理业务的理解和驾御能力，是他们理解和用好管理信息系统的前提条件，这是一件很容易理解的事情。用户的业务能力越强，他对问题的分析能力也会越强，认识问题也会越深刻，这种素质不仅对于提出系统的需求比较重要，对于系统的应用和改造完善也是非常重要的。

这里还需要特别强调用户的协作意识与能力。对于一个高度集成化的管理信息系统而言，在系统建设和应用的各个阶段，除了员工上下级之间的沟通之外，必然还要发生来自不同部门、不同专业的人员之间的信息交流和沟通，而且这种交流和沟通的多少在一定程度上能够反应系统的建设质量。员工的协作意识和能力则关系到这种交流和沟通的程度和效率。例如，在确定本职能域的数据流程图方面，工作人员需要知道从其它职能域进来的数据，也需要知道其它职能域需要从本职能域获得的数据，这一般并不是一个一相情愿的事情，需要不同职能域的工作人员进行频繁的信息交流和协作才能拿出理想的方案；又如在代码问题上，有的代码可能需要跨部门使用，如何制定该代码的结构需要各个相关部门共同协商解决，不能只是考虑本部门的利益。实际上，协作能力已经成为现代社会体现个人素质的一个重要指标。

用户的某些素质是可以借助各种各样的培训来提高的，如计算机和网络知识、管理信息系统的使用能力等。但是，对用户的培训也必须讲究方式和方法，必须有针对性、有目的地开展用户培训。培训是一种提高员工素质地途径，因此一般员工都愿意甚至争取机会参加，尤其是条件或待遇比较好培训机会（如国外），但他们在接受培训之后是否将所学知识用到了具体工作中，是否推动了信息系统的应用，或者说，组织培训工作的实际效果怎样，这个问题需要引起培训组织者的重视。根据我们的经验，对用户的培训必须制订严格的约束机制或管理办法；另外，在企业或部门内部，要引进竞争机制和风险机制，以保证信息系统的有效运行。

上面所讲的用户一般是处在企业管理的中层或基层的直接的系统用户，企业的高层领导无疑也是管理信息系统的用户，对于建立在具有较高的数据集成度基础上的决策支持系统来说，企业高层领导可能是系统的直接用户；一般来说他们是系统的间接用户，他们需要经常性的获取某些综合性的信息以便进行快速有效的分析和决策，他们对于推动信息系统的运行，发挥系统的功能以提高决策和管理的效率起着非常特殊的带动作用。管理信息系统对他们的素质提出了更高的要求。需要他们能够站在宏观的、战略的角度提出对系统修改和完善意见，需要他们经常关心和关注系统的运行使用情况，以自己的模范作用，带动和影响一般用户，使系统及其应用向深度和广度方向发展。

管理信息系统的建设是一个动态的过程。在项目的设计开发阶段，用户对系统的修改要求可能是没有尽头的，他们随时可能冒出一个新的修改需求，因此，从合同执行以及承包商的角度考虑，需要预先确定修改次数或用户意见的最终截止日期。项目验收之后用户提出的系统修改意见，由系统维护人员的根据程序和责任范围进行处理。