畅享网CEO受邀到金蝶公司交流学习

1. 背景

07年1月12下午，金蝶公司知识管理部邀请到了著名管理信息化领域专业网站畅享网（vsharing.com）CEO孟凡强先生（Fred），并特邀深圳嘉兰图产品设计有限公司信息技术总监文永生先生（scwys）作为嘉宾，在公司南区一号会议室，与公司10余位同事进行了交流。

交流的内容主要涉及：知识管理的不同模式、文档管理、情报收集、个人知识管理、AMT的知识管理等等。

讨论交流非常热烈，原定二个小时结束，结果三个小时过去了，大家还意犹未尽。
 
如下是本次讨论内容的纪要。

2. 文档管理

文档管理是知识管理的基础性工作，容易被大家忽视，但是文档管理做起来相对容易，如果做的好会产生很大的价值；

文档管理最大的价值在于“重用”；

AMT被业界公认为是知识管理领域中做的较好的，Fred认为AMT把文档管理做的比较好，就已经收到了很好的效果，AMT把所有文档都放到网上去（项目文档、公司内部文件等），同时大家也已经习惯把自己手中较好的东西传到网上；

如果说用户可以很方便地找到所需要的文档，对他会有很大帮助。这就体现了文档管理的价值。

3. 如何进行知识文档分类

甲：

项目文档与日常工作文档有交叉，不知如何进行分类？

Fred：

对部门层面上的文档进行分类，只要按照规范进行分类，然后把具体的分类方法、规则让部门的同事都知道就可以；

对于个人文档的管理，只需要按自己的习惯进行分类管理和存放，只要自己记得住就行。

scwys：

文档分类没有万能的方法，可以把涉及到的相关人员组织在一起，大家讨论好一种分类方法，然后按照讨论的分类去做，过一段时间根据该分类在实际使用中的情况再决定是否进行更新；

要从输出或是使用的角度来看待，比如可以按性质、区域、项目等等来分类；

文档管理在硬盘上只能是一维的分类管理，如果要实现多维管理，则需要管理工具来实现。

萧秋水：

建议所有的项目文档统一放到VSS上，把管理文档统一放到服务器上。

4. 产品发版中的知识管理应用

乙：

目前的困惑是公司发版的产品很多，各个版本又不一样，造成相同或相类的文档重复，但又必须分开管理，而且还存在各个版本各个时期的文档格式不一。如果有专门的人员来管理就好了。

scwys：

在每一个项目或产品完成之后，应该有交付物体现，并分类归档；

建议知识管理部介入项目过程，项目文档应该有一项是项目知识的输出。

萧秋水：

在产品发版时应该推出全产品而不是有一点出一点，全产品包括了所有的产品知识，目前的这种情况势必会造成管理不方便；

知识管理部应更多地了解业务部门的工作，使知识管理进一步与业务相结合。
 
5. 知识管理模式

Fred：

当前应用较多的知识管理一般有如下模式：

 文档管理；

 与业务流程紧密结合的知识管理( 隐性知识显性化，再把显性知识隐性化。公司通过流程对知识进行标准化，并以之影响人员行为，帮助人员提高水平。业务和知识管理能够相结合)；比如销售管理，这又主要分为人的管理和销售行为的管理。销售人员每天填写销售日报，定期统计销售数据，然后用软件和相应的制度将销售人员的工作成果固定下来，然后反过来激励和影响销售人员的行为）；

为了进行创新而进行的知识管理（例如利用WIKI、RSS、MSN、BBS等进行在线群组交流，并进行创新）；

专家网络、线下交流与讨论。

6. 竞争情报

商业机密、商业间谍不是竞争情报关注的重点。竞争情报分为：灰色信息（新产品培训信息、源代码等）和公开信息（网上的信息、行业分析报告等，该部分占到有价值信息的80%）；

AMT很重视从网上搜集和整理公开信息，同时也兼顾从朋友等途径得到的灰色信息；

知识管理与竞争情报互为交集，知识管理重在对知识进行管理，而竞争情报侧重对信息的收集与利用；

要做好竞争情报工作：首先收集灰色和公开的信息，然后协助业务部门去用好情报信息（将整理和筛选后的情报信息编辑到期刊杂志中推送给相关部门的相关人员）；

是否需要竞争情报系统要看情况而定。对于信息量大、变化频繁的行业（如：化工、金融、IC行业）或大的企业，有必要专门的系统作为支持，但对于变化不太大的行业（如：软件行业）或小的企业，就没有太大必要。

scwys：

类似于CIO.com这样的网站，会定期用邮件推送的方式发送一些信息标题加链接到邮箱，收件人可根据自己的需要选择想要浏览的信息进行阅读，这是一种不错的情报信息推送方式。

7. 企业文化与知识管理

Fred：

企业不同发展阶段企业文化对知识管理的作用不同

在创业初期、少年期、青春期，由于人数少、规模小，文档数量不多，靠企业文化能够促进知识管理的推进；

企业有了一定规模到达青春期、盛年期及之后，制度和利益进行约束才能起到好的效果，企业文化的作用已不如创业初期那样明显。

引用德鲁克的观点：当企业创始人在的时候，你的很多想法是能够落实的，但是当创始人不在的时候，只有财务治理方面的安排是可以传承的，其他方面的东西都会随之改变。

丙：

领导的重视与推动和强有力的宣传工作也很重要。

scwys：

知识共享的文化是慢慢营造出来的，要有一个过程。不能靠文化建立起来以后再开始做事，而应该先发动一批人，通过这些人，星火燎原。有些东西，如显性知识的归档，在开始阶段，有必要靠制定一些配套制度进行强制推行

举例：不少台湾企业有很好的知识管理制度，比如某台企，每年的员工流失率很大（30%）。该企业每年都会到东北、兰州、西安等比较好的大学去招生，对于人员流失并不怕。很多东西都固化在纸面上，非常细化，半个月就可以培养一个人。这样，就不在意人员的流失。虽然仅仅是纸面的东西，但不会因为人员的流失造成断层；

8. 培训与知识管理

丁：

员工培训部经常要对公司同事进行培训，怎么样才能把培训与知识管理更好地结合起来。如何提高网上课件的利用效率，改善培训效果？

scwys：

建议将培训的外延进行扩展，形式上做到丰富多彩；

在企业中很多人把培训当作休闲的地方，培训完成，过去怎样，以后还是怎样。所以一套完整而有效的跟踪和考核机制非常重要；

确定培训的需求来源和输出，清楚哪些东西是企业的核心技能：公司层面、部门层面、岗位层面；

建议可采用学分制的方式：在年初按照员工的发展规划和绩效考核把相应的学分分到各部门经理处，然后制定一套制度进行学分的跟踪与管理，到年底按照各部门学分的高低对部门经理和部门中的同事进行考核。

萧秋水：

应该改进培训机制，在系统中记录员工参加过什么培训，如果一次培训效果不好，就再参加下次的培训。建议通过抓住部门经理来跟踪培训效果。

9. 个人知识管理

scwys：

建议用SWOT分析法先进行个人分析，规划个人职业发展道路，再有目的地进行个人知识管理；

制定清晰的目标和规划，然后根据目标放弃与目标无关的知识，把有限的时间用在对自己真正有用的知识上；

有效的利用Internet上的海量信息和搜索功能；

关注相关领域的权威网站和欧美网站有利于紧跟发展趋势；

无论是线上交流和在线下的讨论对于个人知识管理都有很大的价值。

9、SAP的知识管理

戊：

个人比较关注业务领域的知识，想了解同行的知识管理方法，如SAP是怎么进行知识管理的？

scwys：

SAP资金雄厚，资源丰富。一方面与业界保持着联系密切，借鉴业界最佳实践的模式；另一方面拥有全球专家网络，接受专家、客户的反馈，并对反馈结果进行提炼。结合这两方面的资源，再整合到新产品中，从而保证符合客户的需要。

戊：

目前国内客户应用面大，不同的客户想法也不一样，使得产品规划很难做。

scwys：

对这种需求项目，项目完成后，应该有项目总结，如召开总结会议，通过这种形式把项目经验沉淀下来。

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