研究院所知识管理系统的建设(二)

作者：sdamt

2007/3/9 0:01:53

研究院所协同/知识管理系统规划

知识管理系统是一个包含来自PDM、PMS、ERP等系统的知识数据，并形成研究院所价值链上下游充分利用产品知识的、自循环的体系结构。

在这个系统里面，有知识管理系统与其它系统的相互作用；有信息的加工与流动；有自学习的功能；有知识的提炼；…。所有这些，构成了一个稳定的、可积累的、可提升的知识管理系统。

在该知识管理系统里面传递的数据是经过精炼后提升的信息和知识而非传统的机械式的累积。最关键的是，在知识管理系统与其它系统彼此连通的基础上，这些信息和知识有规律地、有组织地在这个体系内畅通地循环流动，得以再利用和增值。比如，企业价值链管道中从研发、生产到集成、服务的过程中，挖掘和捕获那些来自客户实践（例如经由PDM、PMS、ERP等）的，可以激发和创新的好点子、好经验，以连续的技术创新、产品创新等形式被转换成企业的收益。

沿着这个循环式的途径，好点子、好经验经历了一定数量的转化和提升（例如：想法－概念－样件－产品等）后成为了企业的智力资产。智力资产在继续被充分使用和提炼后，变成最有价值的无形资产（即企业财富）存储于知识管理系统中。如PDM、PMS、ERP等系统可以充分与知识管理系统从分的交流和共享信息。彼此相互作用，为企业带来更高的价值。

特别是对于知识密集型并且以研发为主的科研机构，其主要的企业资产存在于产品和开发产品的流程中，没有什么东西比积累他们的智慧和技术诀窍更重要的了。KMS系统能够将这些散布在不同的系统之中的知识财富和散布在个人的专家经验加以统一的存取和充分利用，并让它们很容易被所有的相关员工来选取、访问和充分利用。例如：通过在日常工作任务与流程中应用预先配置的最佳实践，使企业在此之前的知识成果得到最好的利用，避免了企业重复做相同的试验。那么，突破性的发现和产品创新就可以引人注目地、十倍百倍地增加，特别强调的就是“知识驱动的应用”和“产品知识管理”，以无形资产支援和带动有形资产，为企业创造更大的价值。

我们可以通过国内某研究院所的协同/知识管理系统的规划来共同探讨一下科研院所的知识管理系统的建设。

图3 知识管理系统蓝图

某研究院所未来的协同/知识管理系统主要由办公管理平台、知识管理平台、交流协作平台以及与其他应用系统的集成平台构成。

1、办公管理平台：

主要由辅助办公管理、个人事务管理、行政办公管理、业务支持管理四大模块组成。

辅助办公管理：

² 会议管理

通过工作流的方式进行参加会议人员名单确定，安排会议室预订，处理重要的与会人员的时间冲突等。对于会议议程、纪要、文件等会议相关资料的准备、编制、审批、发放、跟踪落实、反馈情况等。

² 办公用品管理

办公用品的申请、批复、购买、领用、分发管理；调离员工的办公用品清理的管理；对办公设备的状态、使用费用等相关事项的管理；办公用品申请计划；办公用品领用；办公用品统计等；

² 图书管理

图书清单、借阅管理；图书统计和借阅统计；

² 车辆管理

研究院所车辆使用状态；用车申请；用车审批；车辆日程安排等；使用费用等相关事项的管理。

……

个人事务管理类：

² 个人计划管理

员工可在线填写工作完成情况，可随时了解上下级员工的工作计划，并分配和接收任务。具备有界面友好的个人和部门日历

² 待办事宜集成

通过将来源于收发文、会议管理等流程，等待自己处理的各种事务汇集在一个可直接进行处理的界面中，提高个人和整个工作流程的效率。

行政办公管理类：

² 请示报告

申请包括会议申请、工作总结、立项申请、请假申请、出差申请等事务性工作请示，所有申请都必须由申请人先填写申请表，然后经有关人员进行审批，最后才能进行各项活动（如休假、出差等）。

请假申请应与HR人力资源管理系统集成，实时更新员工的休假、考勤记录。

² 公文管理

实现文件、信息的流转、审批、催办督办等功能，并对文件、信息处理情况提供了简单易用的实时监控机制，方便实时掌握企业的工作情况。对公文流转的流程进行管理，实现催办、督办功能；外出授权和秘书授权，避免因处理人外出导致流转过程的中断；提供公文内容及其流转过程的归档处理功能；根据公文的密级设置不同的调阅审批流程，并记录调阅相关信息。

² 收、发文管理

支持灵活的收、发文处理流程要素，包括拟稿、核稿、各级领导审核、会签、办公室审核、领导审批（签发）、催、督办、情况反馈、留档备查等。支持多种类型、灵活的文件处理流程。支持留痕迹功能，使文件处理整个过程的信息可追踪并易于理解。

提供文件格式（表头、正文、附件、表单）的全屏设计功能，用户可以根据需要随时更改文件的使用格式。提供模版定制功能，对于文件中的数据格式可以定义，以方便进行不同系统中的数据导入工作。

预先提供大量公文的模板。支持手写签名批示、多级领导手写会签，支持电子印章，领导可盖电子、印章签名。

业务支持管理类：

² 合同管理

包括合同模板、合同拟订、合同属性分类、合同关键信息结构化表单、合同建立、合同变更、合同审批等。支持合同拟订、签定、执行、评价等项目合同的全过程管理。支持合同拟订、变更、支付申请等业务审批流程。

² 财务支持管理

实现网络发票申请，申请流程绑定发票申请单模板，为财务部门的审核提供详细信息。日后可实现网上报销审批，电子报销审批工作流审核报销帐目的合理性，财务部门审核报销单据的真伪性，分离报销审核职能，节省审批时间。提供个人、部门的报销统计信息，便于预算的控制。

2、交流协作平台：

通畅的信息交流平台是实施知识管理的基本保障，没有通畅的交流协作平台，研究院所的知识仍然还是存放于各个部门的“知识孤岛”。

交流协作平台的功能需求主要包括：集成电子邮件、协同传递、及时交流、企业新闻。

集成电子邮件

集成所内现有的电子邮件系统，在办公平台上收发内部的电子邮件（出于安全考虑，收发外部邮件在各部门的网吧中进行），提供标准邮件功能的系统，如POP3,SMTP，IMAP4等。提供基于Web的存取界面，和Portal的用户能够实现单点登录。

协同传递

对研究所研发过程中的技术文档进行项目组内部协同传递，同时，对跨部门的项目要能够实现技术文档的跨部门/跨系统传递。

及时交流

通过移动短信等手段可以实现研究所内部的及时交流，支持按部门群发功能，实时交流，并通过组织、部门、项目等定位实时交流对象，支持发送附件。

企业新闻

在系统首页处放置企业最近的新闻、公告，便于员工了解企业发展现状。也可根据需求，通过多级新闻公告目录的方式，建立事业部级的新闻、公告界面，相关工作领域的工作人员可以通过导航目录进入相关界面，了解部门信息。

3、文档与内容管理平台：

文档发布管理

基于研究所《档案管理制度》建立知识管理系统和文档上传管理制度，分级知识目录来管理。可以分别对不同角色、不同目录设置是否可以发布的权限，可以对不同目录发布的文档是否需要进行审批进行设置。

过程文档管理

对于项目过程中所产生的中间过程文档，通过建立知识文档的分类体系来分别存放管理。过程文档可加挂项目、知识领域等属性，方便多维度的查询。对于分级目录，配合权限体系实现安全保密范围内的最大程度的共享。可以从不同目录（维度）来访问同一文档，具备文档查找的搜索引擎，可以搜索主题和正文，可以搜索附件（word、PDF、excel等）

档案管理

支持技术档案在内的各类研究所文档的归档、组卷、编目、查询功能，支持多级目录的文档存档方式，提供多种维度的查询方式。

支持知识产权、技术成果的分类与应用，提供知识产权、技术成果的生命周期管理，保证内部的知识产权能够查询、传递，方便共享，促进研究所内部技术知识产权的管理和应用，让技术知识真正转换成成果和效益。

模板管理

汇总研究所各工作领域所需使用的文档模板、表格等，对模板按照应用进行分类，便于日常工作中的调用。支持模板的制作、发布、更改、搜索等功能。

知识社区

虚拟化的协作空间，使相关人员能够对某些共同感兴趣的问题进行交流和协作，通过交流、协作促使隐性知识向显性知识转化。知识社区可根据知识领域划分空间，支持匿名和署名发表的切换，支持审核后发表功能。

E－learning

支持同步教学、异步教学和自我安排学习

竞争情报管理

配套管理规范和激励机制，各个部门按照工作领域收集（政策类、市场类、竞争对手类、合作伙伴类等），定期收集、筛选重要的行业和技术情报，并转化为有效的情报信息。对情报质量进行有效审核，并进行分类分级。

客户/供应商信息管理