畅享网信息化活动服务经验分享

畅享网活动服务始终聚焦信息化领域，以大中型企事业单位信息主管为主要服务对象，与政府、社会组织或企业紧密协作，组织各类信息化活动，启发思维变革，引领行业发展，促进信息化生态圈健康发展。

信息化活动都需经历调研立项、整体策划、团队分工、人员邀约、活动执行、媒体传播等环节，各阶段紧密相连。活动服务是件“苦差事”，必须综合考虑多种要素，若有缺失或偏差，都将影响嘉宾体验和活动效果。

一、活动思路

二、活动策划

在活动策划阶段，要充分调动可以共赢的资源，重点是设计活动组织结构。一方力量有限，多方力量会使得活动资源更丰富，执行更顺利。需要走访沟通主办、协办、支持单位，逐步更新组织结构。主办方要调动可以调动的力量，借助各方资源和优势，分析各方在活动中的需求点，力求共赢。

畅享网策划活动时，会结合活动主题与核心内容，与相关政府部门、协会联盟、外部机构、行业公司等可能共赢的合作主体，共同协商策划，与经验丰富的行业人士充分交流，与内部团队成员充分讨论，使得活动策划更加实事求是，活动执行更容易有产出。

需要深入研究、采集和设计所要传播的内容。活动也是商品，受众愿不愿意参与，决定因素是商品价值，活动内容是活动价值的标尺。内容需要精打细磨，会议主题、板块话题、演讲嘉宾、圆桌嘉宾、评委等都需要认真评估。根据畅享网经验，行业热点、行业痛点、典型案例、焦点人物、嘉宾互动等是受欢迎的活动内容。

有的活动不是一次性的，不是固定某个时间节点完成的单个事件，例如系列活动、竞赛类活动，需要制定周期性计划。拿大赛来说，竞赛内容、评分标准是赛事策划的核心，需要不断迭代优化；需要确定大赛顾问、评审专家及秘书队伍；宣贯交流会、专家研讨会、初赛、半决赛、总决赛等都可以分解为独立的活动，要根据赛事进程规划时间节点，对单场活动进行策划，同时需要与整场赛事保持协调。

经过活动策划环节，需要产出活动主题、组织机构、活动议程、邀请函、邀请名单、参会手册、主视觉设计等会议材料。

在举办线下活动时，寻找合适的场地尤为重要。活动场地是根据活动的类型来确定，适合举办活动场地有酒店、会展中心、高校、企业、餐厅、茶馆、咖啡厅、园区、度假村、艺术馆、景区景点等。需要结合活动本身及主办单位特点，充分考虑场地租金、停车交通、会场面积、功能区、档期、星级、环境等因素，判断选择合适场地。

举办时间是策划一场活动的必要考量元素，甚至能决定活动举办成功与否。需要结合活动本身排期规律、嘉宾时间便利性、同期是否有影响活动的不可控事件、活动的传播和效果、举办地址的档期等来决定。比如大型论坛会议，不合适在周一到周四，因为大家需要投入精力到本职工作。小型交流沙龙、聚餐等，不合适在周日晚上，因为第二天是工作日。

确保活动顺利举办，需制定一套详细的前期计划，主要内容是：活动方案、形式、议程、分享嘉宾、邀请函、活动预算表等活动策划文件；宣传思路、宣传计划、文稿撰写、宣传渠道等宣传推广文件；致辞领导、分享嘉宾、主持人、圆桌嘉宾、颁奖嘉宾、参会嘉宾、记者媒体、赞助商、合作伙伴等嘉宾邀约名单；展区舞台灯光音响搭建、直播、摄影摄像、速记、礼仪、会务接车、茶歇等洽谈对接计划；视觉设计及制作，如签名墙、背景板、易拉宝、指示牌、席卡、胸牌、参会手册、道旗等；话题稿、主题稿、现场议程、课件、参会手册、调研问卷、伴手礼、奖杯奖牌、资料袋、纸笔水等现场材料和物料。

在设计活动内容的同时，活动海报和宣传要品质在线，与内容匹配，要能实事求是地体现活动价值和特色。活动邀请函，不能文绉绉看不懂，不能堆砌热门词藻。真诚一些，把活动价值充分表达，更方便嘉宾了解活动真实情况。待活动开始前要确保全部准备工作如期完成，做好会场、展区、签到台、主控台等的布置，确保人员和物料全部到位。活动开始时，按部就班为参与嘉宾提供服务，包括嘉宾接车、签到、展区参观、入场和落座、听会、就餐等。

在现场服务和执行中会经常遇到几类问题，如到场嘉宾人数超出或不足预期规模，场地指引点位错误，团队分工的职责和节点混淆，签到表中部分嘉宾被遗漏，重要嘉宾接待不周，签到流程不顺畅，摄影摄像过度拍摄，闲杂人员混会，物料准备不充足，主控台流程衔接不到位等，都会导致参会体验不佳。要有底线思维，问题导向，针对性做好预案。

传播渠道主要分为传统媒体和新媒体。传统媒体包括报纸、电视、广播等，新媒体主要指网络宣传方式，包括官网、微信公众号、微博、抖音、朋友圈、小程序等。具体的传播渠道需要根据活动情况来确定，比如需要考虑活动的目标受众及其媒体使用习惯和活动风格等，选择与之相匹配的宣传渠道。活动传播不能限于一个平台，而要尽可能扩大宣传覆盖面，多维度多平台去做扩散，借助媒体联动传播。主要传播内容有活动通知、邀请函、嘉宾介绍、亮点介绍、活动倒计时、会后通稿、演讲实录、获奖案例、重要新闻等。官网、电子海报、H5、电子邀请函等都是不错的选择。

在会前，发布邀请函、嘉宾介绍、亮点介绍、活动倒计时等信息，会前预热。除常见的纸质邀请函，还可以通过电子邮件、短信、H5等形式邀请参会人员。在现场，可以提供视频直播、照片直播观看实况，朋友圈实时分享和转载现场图文，社群转发，同步报道。在会后，提前准备新闻通稿，根据现场情况实时补充修订，会后第一时间发布并联系媒体扩散转发，编辑演讲实录发布扩散，采集活动现场影像后期剪辑短视频在各平台宣传。